Приклади організації обліку окремих податків та документообігу. ФНП наводить порядок у документообігу з платниками податків: хроніка змін Описати організацію документообігу з податків

Усі господарські операції відображаються у податковому та бухгалтерському обліку на підставі первинних документів. Для нормальної роботинеобхідно, щоб вони надходили до бухгалтерії своєчасно. Відповідно, процес виписки документів та передачі їх між підрозділами організації (якщо, звичайно, весь документообіг не веде одна людина) має бути організований. І ось якраз для того, щоб це зробити — організувати внутрішньофірмовий порядок та контроль за випискою паперів — складають такий документ, як графік документообігу.

Про те, що рух первинних документів в організації має відбуватися відповідно до графіка документообігу, сказано у п. 15 Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітностідо, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 N 34н.

Зазначимо: відповідальність за те, що графік не ведеться, не встановлено. Цей документ оформляється насамперед у сфері самої організації. Якщо раніше у вас графіка не було, зараз саме час задуматися про його необхідність. Адже з 2013 р. організації на «спрощенці» будуть зобов'язані вести бухгалтерський облік у повному обсязі (пп. 1 п. 1 ст. 2 та п. 1 ст. 6 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ). Отже, підвищаться і вимоги до своєчасного та грамотного оформлення документів.

Вимоги до графіка документообігу встановлено Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затверджений Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105 (далі — Положення).

Завданням графіка є встановити порядок, яким у організації оформлятимуться документи. У зв'язку з цим доцільно включити до нього таку інформацію:

- хто та в який термін виписує конкретний первинний документ;

— у який термін та ким документ передається до бухгалтерії;

- хто є відповідальним за створення та передачу документа;

- хто з працівників та протягом якого часу обробляє документ;

- скільки часу потрібно зберігати документ в організації.

Зазвичай використовується табличний варіант графіка документообігу, зразкову форму якого запропоновано Положенням N 105.

Затверджено наказом N _____

від «__» ___________ 20__ р.

Підготовлений проект графіка подається на затвердження керівнику організації, після чого з ним слід ознайомити кожного працівника – виконавця графіка руху документів.

Зробити це можна шляхом вручення кожному співробітнику виписки з графіка документообігу, у якій перераховані всі документи, які стосуються сфери діяльності конкретного співробітника, і навіть зазначено, який підрозділ фірми й у які терміни має подавати відповідні документы. Слід пам'ятати, що відповідальність за дотримання графіка руху документів несуть його виконавці, а контроль за дотриманням графіка документообігу здійснює головний бухгалтер підприємства.

Як правило, класифікація документів фірми здійснюється шляхом об'єднання їх у справи, причому до складу однієї справи входять лише документи, що належать до одного питання чи ділянці діяльності фірми. Довідником, що дозволяє розібратися у переліку справ, заведених у створенні, є номенклатура справ. У діловодстві під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік найменувань справ, заведених у створенні, із зазначенням термінів їх зберігання, потім зазначено в ГОСТ Р 51141-98 .

Слід зазначити, що номенклатура справ має розроблятися у будь-якій організації, оскільки її практичне застосуваннябезпосередньо з визначенням порядку зберігання документів організації. Нагадуємо, що вимога про зберігання документів організацій протягом певних термінів висуває бухгалтерське та податкове законодавство Росії, а також інші нормативні акти.

Оскільки номенклатура крім заголовків справ містить ще терміни зберігання документів, то її використання дає організації можливість провести свого роду експертизу цінності документів на початковому етапі формування справ.

Крім того, номенклатура використовується і при складанні описів справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років), а також для обліку справ тимчасового (до 10 років) зберігання.

Крім іншого відзначимо, що відповідно до номенклатури кожній справі, заведеній в організації, присвоюється свій індекс — цифрове та (або) буквено-цифрове позначення, що наноситься на його обкладинку, у зв'язку з чим її застосування можливе і при розробці системи реєстрації документів.

Податок на додану вартість (ПДВ). За своєю сутністю податок на додану вартість відноситься до групи федеральних непрямих податків і є формою вилучення до бюджету частини доданої вартості, створюваної на всіх стадіях виробництва товарів, робіт, послуг. Як і будь-який інший непрямий податок, ПДВ впливає процес ціноутворення, оскільки включається постачальником (продавцем) у ціну реалізованої продукції. У зв'язку з цим власне ПДВ сплачують кінцеві споживачі продукції, тобто. покупці, а збирачами цього податку та платниками податків відповідно до чинного законодавства визнаються продавці товарів, робіт, послуг.

Податок на додану вартість сплачується до бюджету на підставі декларації (див. додаток 1), що складається за кожний податковий період (квартал). Податковим кодексом РФ встановлено єдиний термін для надання декларації та сплати ПДВ - не пізніше 20 числа місяця, наступного за минулим податковим періодом. Підставою для складання декларації з ПДВ є підсумкові показники книги продажу та книги покупок організації. Саме у відділі податкового облікупасажирського господарства складання звітності з ПДВ здійснюється за досить простою схемою.

Спочатку у відповідному секторі обліку податку на додану вартість приймаються від підприємств – замовників первинні документи, Якими є рахунки-фактури видані та отримані. Вони підлягають групуванню, а потім на їх основі в програмі SAP формуються Книга покупок і Книга продажів. Далі дані щодо рахунків-фактур вивантажуються і в Систему зведеної податкової звітності, де також складаються Книга купівель та Книга продажів та податкова декларація. Сформована звітність передається до центру Желдоручета для подальшої консолідації та склепіння. Отже, документообіг із ПДВ можна коротко зобразити так:

Мал. 2 Схема документообігу з податку додану вартість

Транспортний податок є регіональним податком та регулюється гол. 28 Податкового кодексу Російської Федерації. Щодо нашої нагоди об'єктом оподаткування є наземні транспортні засоби, а податковою базою - потужність двигуна транспортного засобу в кінських силах.

Підприємства-замовники зобов'язані надати відділу податкового обліку відповідну документацію, на підставі якої надалі розраховуватиметься сума податку. Така документація включає: свідоцтво про реєстрацію в ДІБДР, в якому вказується власник транспортного засобу; паспорт транспортного засобу з даними, що містяться в ньому, про потужність автомобіля в кінських силах; документи форми ОЗ про встановлення цього кошти на облік. Оскільки цей податок регіональний, то з різних регіонів податкові ставки відрізнятимуться, оскільки у податкові органи кожного їх потрібно подати окремі декларації, то розрахунок суми податку проводитиметься кожного регіону окремо.

Сума податку розраховується за кожним транспортним засобом шляхом множення податкової ставки на податкову базу та поправний коефіцієнт. Поправочний коефіцієнт визначається ставленням числа місяців, протягом яких транспортний засіб перебував у власності платника податків, тривалість календарного року, тобто. до 12 місяців. Його розраховують, як правило, до трьох знаків після коми.

При цьому місяць реєстрації транспортного засобу та місяць зняття його з обліку приймаються за місяць. У разі реєстрації та зняття з обліку транспортного засобу протягом одного календарного місяця цей місяць приймається як один цілий місяць.

Мал. 3 Схема документообігу по транспортного податку

Податковим періодом транспортного податку є календарний рік. Для організацій встановлено також і звітні періоди: перший, другий та третій квартали року, після закінчення яких обчислюються та сплачуються авансові платежі з транспортного податку. Авансові платежі розраховуються після закінчення звітних періодів як податкової базита відповідної податкової ставки. Податкові розрахунки за авансовими платежами подаються до податкових органів пізніше останнього числа місяця, наступного за звітним. За підсумками податкового періоду, тобто. року, у строк до 1 лютого, до податкових органів регіонів мають бути надані декларації з транспортного податку (див. додаток 2).

Організації, які використовують наземний транспорт, що є об'єктом оподаткування, декларацію подають за місцем реєстрації транспортних засобів. Наприклад, якщо автомобіль перебуває на даний момент у Брянську, а зареєстрований у Москві, то податок на нього сплачуватиметься однаково за місцем реєстрації.

Нарахування транспортного податку враховується на тих рахунках, де збираються витрати на вид діяльності, у якому використовують транспорт. Нарахування податку відображається записом:

Дебет рахунків 20, 23, 29;

Кредит рахунки 68 «Розрахунки з податків і зборів», субрахунок «Розрахунки з транспортного податку» – ?.

Перерахування податку до бюджету:

Дебет рахунки 68 «Розрахунки з податків та зборів», субрахунок «Розрахунки з транспортного податку»

Кредит рахунки 51 – ?. організаційний відділ податку документообіг

Земельний податок є місцевим податком та регулюється гол. 31 НК РФ. Об'єктом оподаткування є земельні ділянки, які у межах муніципального освіти, біля якого запроваджено податок. Податкова база визначається щодо кожного земельної ділянкияк його кадастрова вартість станом на 1 січня року, що є податковим періодом (податковим періодом із земельного податку є рік).

Сума податку за підсумками податкового періоду визначається шляхом множення кадастрової вартості земельної ділянки на ставку податку. Не пізніше 1 лютого року, наступного за звітним, платники податків зобов'язані подати податкові декларації із земельного податку.

Підприємства-замовники щорічно повинні надавати виконавцю підготовки податкової звітності свідоцтва про право власності на земельні ділянки, де має бути зазначено, що вони є їх реальними власниками. Також відділ отримує від них кадастрову виписку, де якраз і вказується кадастрова вартість земельних ділянок. Дані про вартість ділянок як основних засобів також вказані у програмі SAP. З цих документів податок прораховується щорічно з огляду на те, що він місцевий та ставки податку в різних муніципальних утворенняхможуть відрізнятися. Потім складаються податкові декларації із земельного податку в системі СНТ і дані податкового обліку передаються до Желдоручету. Сплачується земельний податок щокварталу у відповідні місцеві бюджети у вигляді авансових платежів. Авансові платежі розраховуються як ? твори кадастрової вартості земельної ділянки та ставки податку.

Рис.4 Схема документообігу із земельного податку

У бухгалтерському обліку нарахування земельного податку відображається записом:

Дебет рахунків 20, 23, 25, 26, 29;

Кредит рахунки 68 «Розрахунки з податків і зборів», субрахунок «Розрахунки із земельного податку»-?.

Перерахування податку до бюджету оформляється проведенням:

Дебет рахунки 68 «Розрахунки з податків та зборів», субрахунок «Розрахунки із земельного податку»;

Кредит рахунки 51 – ?.

Загалом така система податкової консолідації є дуже громіздкою, по-перше, через надмірно велику кількість інформації (особливо що стосується ВАТ «ФПК»), а по-друге, через пряму залежність роботи відділу податкового обліку від підприємств-замовників . Якісь підприємства можуть не надіслати у термін відповідні дані для розрахунку конкретного податку, і тоді вся робота в секторі з його розрахунку у розрізі інформації цього підприємства призупиниться.

Звітність, що готується для здачі в інспекцію (зокрема і річна звітністьза підсумками чергового фінансового року), формується загалом з організації, тобто із включенням показників всіх її підрозділів (пункт 8 ПБУ 4/99 " Бухгалтерська звітність організації " , затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 6 липня 1999 р.

N 43н). Інакше кажучи, для складання бухгалтерської звітності всього підприємства показники бухгалтерських балансів, а також звітів про прибутки та збитки підсумовуються. Очевидно, що при цьому облікова політика, обрана компанією, має бути єдиною для всіх її філій, представництв та інших підрозділів. Філії та інші відокремлені підрозділи немає права застосовувати принципи обліку, які від принципів, затверджених головним офісом.

Потрібно налагодити обмін обліковою інформацією із філіями. Не завжди це просто. Як показує практика, іноді виникають ситуації, коли бухгалтерія отримує з відокремленого підрозділу необхідну інформацію із запізненням. У великих компаніях, що мають розгалужену мережу, філії можуть бути розташовані на великій відстані від центрального офісу. Тому не дивно, що бухгалтери стикаються іноді із затримками під час передачі оригіналів паперових документів. Очевидно, що подібна неполадка не найкраще впливає на ефективність роботи бухгалтерського підрозділу компанії і в гіршому випадку може призвести до необхідності подання уточнених податкових розрахунків (декларацій), в яких вже будуть враховані не надіслані вчасно дані та перераховані показники. Це спричинить необхідність сплати пені. Щоб уникнути подібних ситуацій, рекомендується розробити спеціальне положення про філію, яке визначатиме всі питання документообігу між бухгалтеріями головного підрозділу та філії. Або присвятити цим питанням окремий пункт у облікової політикипідприємства. Особливо варто звернути увагу до чітке визначення термінів подання інформації (документів, звітності) з філії, і навіть її склад.

Бухгалтерський облік у компанії, що має філії, можна вести двома способами. Перший - централізований, тобто облікові функції філії вичерпуються лише оформленням первинних документів, а решта роботи проводиться в центральному офісі. Цей варіант вимагає дуже добре налагодженої системи доставки документів до головного підрозділу, без порушення термінів. Його розумно застосовувати, якщо філія не займається активною діяльністю та кількість його фінансово-господарських операцій невелика. Другий спосіб - коли філія веде бухгалтерський та податковий облік практично без втручання головного підрозділу і, зокрема, формує відокремлений баланс, який потім спрямовує до основної бухгалтерії для консолідації загалом по організації. Цей підхід застосовують для філій, які мають великі обороти та велику кількість операцій.

Щодо зберігання первинних документів, то, де їх тримати, організація вирішує самостійно. Спеціальних законодавчих вимог тут немає, компанія виходить виключно з міркувань власної зручності. Оформляти внутрішнім документом рішення щодо зберігання документів в основній бухгалтерії або бухгалтерії філії не потрібно, але цей момент можна прописати в обліковій політиці підприємства або в положенні про філію.

У багатьох випадках зручніше мати документи у головному підрозділі.

Особливо це логічно, коли центральний офіс сам веде бухгалтерський та податковий облік. Але й у разі відокремленого балансу у філії первинні документи можна зберігати в керуючій бухгалтерії. Це дозволить, по-перше, відслідковувати правильність оформлення первинної документації, а, по-друге, під час перевірки оперативно подати необхідну інформацію інспекторам. Нагадаємо, що якщо організація не здасть затребувані відомості, вона буде оштрафована в розмірі 50 руб. за кожен відсутній інспекторів документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Термін подання документів – 10 робочих днів, причому він може бути продовжений, якщо компанія з якихось причин не має можливості його дотриматися. Для продовження необхідно письмово повідомити податкову інспекцію про неможливість здати документи з обґрунтуванням причин і зазначенням термінів, коли це стане можливим (п. 3 ст. 93 НК РФ). Таке повідомлення слід встигнути зробити протягом дня, наступного за днем ​​отримання вимоги про подання документів.

Що стосується теми перевірок, то самостійна виїзна перевірка може проводитися тільки щодо тієї філії (представництва), створення якої закріплено в установчих документах фірм (ст. 55 ЦК України). Час проведення перевірки у цьому випадку обмежений терміном на один місяць, і продовжуватися він не може. Самостійна виїзна податкова перевірка філії або представництва проводиться на підставі рішення податкового органу за місцезнаходженням відокремленого підрозділу.

Щодо інших підрозділів, не відображених в установчих документах, податковий контроль може проводитись лише у межах перевірки юридичної особи загалом. Тривалість перевірки у разі незалежно від кількості підрозділів становить 2 місяці. Цей термінможе бути продовжено до 4 або, у виняткових випадках, до 6 місяців (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Отже, для коректного ведення обліку, а також для уникнення проблем із податковими органами під час перевірок організація має налагодити документообіг між підрозділами. Розглянемо особливості обміну інформацією у двох зазначених вище випадках - якщо філія є "залежною" від центрального офісу в плані ведення обліку (тобто тільки сама філія лише заповнює "первинку") і - другий випадок - якщо філія виділена на окремий баланс.

Насамперед в обліковій політиці повинні бути встановлені терміни передачі поточних документів, що неухильно дотримуються. Наприклад, щотижня по вівторках та п'ятницях. За передачу документів наказом керівника слід призначати відповідальних осіб. Співробітника філії повинен курирувати бухгалтер із центрального підрозділу, який прийматиме документи з опису (звісно, ​​це необов'язково, але бажано, якщо робота ще не налагоджена). Звичайно, якщо головний підрозділ територіально віддалений від філії, то й часу передача "первинки" зажадає чимало, що погано позначається на оперативності обліку. Щоб прискорити процес, можна застосовувати інформаційні технології. Найпростіший варіант - дублювати по електронній поштідокумент, що ще не дійшов до центрального офісу. Таким чином, основна бухгалтерія зможе отримувати всю інформацію, що міститься в документах, що не дійшли, в більш оперативному режимі.

На відміну від розглянутого випадку відокремлені підрозділи, про які йтиметься зараз, ведуть бухгалтерський і податковий облік самостійно практично в повному обсязі. У зв'язку з цим до центрального офісу вони здають уже підсумкову інформацію про заключні обороти за рахунками бухгалтерського обліку. В даний час в основному для передачі таких даних використовується спеціальне програмне забезпечення, тобто інформація передається дистанційно електронному вигляді. У тих же випадках, коли компанія не має такої можливості, використовується авізо. Офіційної форми цього документа немає, фірма розробляє його самостійно з урахуванням вимог щодо оформлення, встановлених п. 2 ст. 9 Закону від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік". Авізо - це повідомлення письмово про зміну стану взаємних розрахунків. У внутрішньогосподарських розрахунках найчастіше використовується для повідомлення про прийом-передачу витрат, фінансових результатівта зобов'язань. У той самий час на такі операції, як передача майна чи грошей, авізо не оформляється. Авізо складається у двох примірниках. Перший прямує в основну бухгалтерію і на підставі нього там робляться відповідні записи у бухгалтерському та податковому обліку. При цьому використовується рахунок 79 "Внутрішньогосподарські розрахунки". Другий екземпляр з позначкою про те, що інформацію доведено до центрального офісу, залишається у філії. Для однотипних операцій може оформлятися одне загальне авізо. Терміни передачі авізо до головного підрозділу закріплюються в обліковій політиці підприємства. Також авізо використовуються для внутрішніх розрахунків між відокремленими підрозділами однієї організації.

Ще на тему 2.5. Організація документообігу:

1. Системи автоматизації діловодства та електронного документообігу
2. 3.4.2. Документаційне забезпечення системи керування персоналом. СИТУАЦІЯ «ПОБУДУВАННЯ СХЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ»

Організація документообігу в ІФНС № 30

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа найкоротшим і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.

Схематично місце документообігу у системі документаційного забезпечення управління можна зобразити в такий спосіб (рис.2).

Рис.2.

Документообіг включає кілька етапів:

Прийом та первинна обробка (або експедиційна обробка) вступників до документів;

Попередній розгляд документів уповноваженою службою;

Реєстрація документів;

Організація руху документів усередині організації (що включає інформаційно-довідкову роботу, доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, а також проходження погодження та підписання проектів документів);

Обробка (експедиційна) виконаних та документів, що відправляються.

Весь документообіг податкових органів складається з документопотоків, які є потоками документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (начальником, спеціалістами) та пунктами технічної обробки документів: секретаріатом, копіювально-розмножувальною службою та ін.

Можна виділити такі потоки документів:

Потік вхідної документації, що складається з документів, що надходять до податкових органів;

Потоки внутрішньої документації, що складаються з документів, створених у податкових органах та не призначених до виходу за її межі;

Потік вихідної документації, що складається з документів, призначених для відправки до інших організацій чи громадян.

У кожному документопотоків виділяються документопотоки другого рівня. Наприклад, документи, що надходять до установи, можуть включати документи з вищих організацій, з сторонніх організацій, звернення громадян та ін. складають розпорядчі документи, протоколи, інформаційно-довідкові документи (доповідні, службові записки та ін.). До кожного документопотока характерна своя схема проходження документів (додатки 4-9).

Рух документів у податкових органах пропоную розглянути з прикладу організації документообігу Інспекції ФНС Росії № 30 республіки Башкортостан.

ІФНС Росії № 30 по РБ є уповноваженим федеральним органом виконавчої влади, що здійснює державну реєстраціююридичних осіб, фізичних осібяк індивідуальних підприємців і селянських (фермерських) господарств, а також уповноваженим федеральним органом виконавчої влади, що забезпечує подання у справах про банкрутство та в процедурах банкрутства вимог про сплату обов'язкових платежів та вимог Російської Федерації щодо грошових зобов'язань.

ІФНС № 30 знаходиться у прямому підпорядкуванні Управління ФНП Росії по республіці Башкортостан.

ІФНС № 30 розташована за адресою: 450095, Росія, Республіка Башкортостан, м. Уфа, вул. Левітана, будинок 14.

Начальник служби – Марнюков Олександр Вікторович.

У структурі ІФНС № 30 виділяють такі відділи:

Відділ загального та господарського забезпечення.

Відділ фінансового забезпечення

Юридичний відділ.

Відділ реєстрації та обліку платників податків.

Відділ роботи з платниками податків.

Відділ інформаційних технологій.

Відділ введення та обробки даних.

Відділ обліку, звітності та аналізу.

Відділ врегулювання заборгованості.

Відділ камеральних перевірок №1.

Відділ камеральних перевірок №2.

Відділ виїзних перевірок.

Відділ податкового аудиту.

Відділ оперативного контролю.

Територіально-відокремлені робочі місця:

ТОРМ Кармаскалінським районом.

ТОРМ Архангельським районом.

Функцію діловодства ІФНС покладено на відділ загального та господарського забезпечення, що, однак, не виключає виконання функцій діловодства та іншими відділами інспекції. Тому процес ДОП ІФНС, з одного боку, є централізованим, оскільки такі функції, як прийом та реєстрація всієї вхідної кореспонденції; реєстрація та відправка всієї вихідної кореспонденції; облік, реєстрація та контроль виконання наказів, розпоряджень, що видаються; контроль виконання рішень та доручень з протоколів нарад у начальника інспекції, доручень начальника виконується безпосередньо відділом загального та господарського забезпечення, з іншого боку, процес ДОП децентралізований, оскільки облік та контроль виконання вхідних документів, що направляються безпосередньо керівнику, його заступнику або керівникам відділів інспекції ; облік та контроль виконання доручень керівника, його заступника та керівників відділів, виконується працівниками приймальних керівника та його заступника або працівниками відділів.

Завдання, функції та порядок роботи відділу загального та господарського забезпечення визначається положенням про відділ, а права, обов'язки та відповідальність працівників даного відділу, а також працівників інших отелів, пов'язаних із веденням діловодства, визначаються відповідними посадовими інструкціями(Додаток 2, 3).

Основним документом, що регулює документообіг ІФНС № 30, є Тимчасова типова інструкція з діловодства в Управлінні Федеральної податкової служби республіки Башкортостан, затверджена Наказом Управління 29.12.2006 № 621/19-04. Дана Інструкція розроблена на підставі положень нормативних правових та нормативно-методичних актів у галузі організації та запровадження діловодства в Російській Федерації.

Положення Інструкції визначають правила роботи з усіма документами в УФНС та ІФНС по республіці Башкортостан, крім тих, порядок роботи з якими регламентується спеціальними нормативними актами.

Для ефективної роботи з документами у діяльність податкових органів запроваджено систему електронного документообігу (СЕД). Ця системастворена на основі програмного комплексу БОС-Референт, розробленого компанією «АйТі» на платформі Lotus Domino/Notes. ІФНС №30 працює з адаптованою версією для територіальних інспекцій ФНП – «СЕД-регіон».

Загалом функціональні можливості «СЕД-регіон» охоплюють усі ключові процеси податкового органу у галузі документаційного забезпечення управління:

Обробку вхідної/вихідної документації, включаючи заяви платників податків;

Роботу з організаційно-розпорядчими документами, службовими записками та дорученнями, у тому числі погодження та підписання документів;

Ведення єдиних відомчих довідників ( організаційна структуравідомства, інформація про співробітників та ін.).

Архітектура СЕД побудована з урахуванням ієрархічної структури податкових органів та містить понад 50 баз даних.

Основною особливістю ФНП є трирівнева система канцелярій. Власну канцелярію має не лише керівник відомства, а й його заступники, а також керівники департаментів. У зв'язку з цим на рівнях центрального апарату та управлінь діє багатоканцелярська структура, що дозволяє забезпечити роботу з документами різних груп лише тим користувачам, які мають відповідні права доступу.

Співробітники районних інспекцій працюють із базами даних «Канцелярія-ІФНС», створеними спеціально для кожної інспекції.

СЕД автоматично формуються щотижневі реєстри про доставлені та зареєстровані в управліннях податкової служби документи, що передаються до центрального апарату. Аналогічні реєстри надходять із районних інспекцій до відповідного управління.

Також такі бази даних, як «Для службового користування» (для документів з високим ступенемконфіденційності) та «Заяви громадян» (для звернень платників податків), поділені для центрального апарату, управлінь та інспекцій.

У СЕД ФНП реалізовано можливість архівування документів бази даних «Канцелярія». Архіви регіональних управлінь, інспекцій та центрального апарату автономні.

Спеціально для працівників податкової служби було розроблено систему дистанційного навчання, яка враховує всі особливості СЕД ФНП і є її модулем.

Кожен факт господарського життя має бути підтверджений первинним документом. Не можна приймати до обліку документи, якими оформлені факти господарського життя, що не мали місця (у т. ч. за уявними та удаваними угодами). Про це йдеться у частині 1 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Форми первинних документів визначає керівник організації за поданням особи, на яку покладено ведення бухобліку (ч. 4 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ).

Первинний документ повинен містити такі обов'язкові реквізити:

• Назва документу;

• дату складання документа;

• найменування економічного суб'єкта (організації), який склав документ;

• зміст факту господарського життя;

• величину натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

• найменування посад осіб, які вчинили правочин, операцію, та відповідальних за її оформлення, або найменування посад осіб, відповідальних за оформлення події, що відбулася;

• підписи зазначених осіб із розшифровкою та іншу інформацію, необхідну для ідентифікації цих осіб.

Такий перелік встановлено частиною 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Первинний документ має бути складений при скоєнні факту господарського життя, а якщо це неможливо – безпосередньо після його закінчення (ч. 3 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ).

Первинні документи складають на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом (ч. 5 ст.9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ).

Типові форми

Уніфіковані форми документів з альбомів уніфікованих форм, затверджених постановами Держкомстату Росії, є обов'язковими до застосування. Водночас обов'язковими до застосування залишаються форми, встановлені уповноваженими органами на підставі федеральних законів. Таким чином, організація зобов'язана застосовувати типові форми документів, затверджені Урядом РФ, Банком Росії (наприклад, платіжні доручення, видаткові та прибуткові касові ордери) та іншими уповноваженими органами на виконання федеральних законів. Такі роз'яснення містяться в інформації Мінфіну Росії від 4 грудня 2012 р. № ПЗ-10/2012, листі ФНП Росії від 23 червня 2014 р. № ЕД-4-2/11941.

Якщо будь-якого факту господарського життя постановою Держкомстату Росії встановлено уніфікована форма первинного документа, то організація має право на свій вибір:

• чи розробити форму документа самостійно;

• або використовувати уніфіковану форму.

за загальному правилуформи первинних документів визначає керівник організації за поданням особи, на яку покладено ведення бухобліку (ч. 4 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Тобто керівник має затвердити або самостійно розроблену організацією форму, або факт використання організацією уніфікованих форм.

У будь-якому разі у первинному документі мають утримуватися всі обов'язкові реквізити, перелічені у частині 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ. Включені до цього переліку відомості за складом та змістом тотожні реквізитам документів, складеним за формами з альбомів уніфікованих форм. Тобто уніфіковані форми, що діють, відповідають вимогам частини 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Уніфіковані форми можна за необхідності додавати реквізити (вносити додаткові рядки, колонки тощо) або виключати їх. Виправлену уніфіковану форму затвердіть наказом (розпорядженням) керівника як первинний документ.

Такі висновки випливають із положень статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ та підтверджені інформацією Мінфіну Росії від 4 грудня 2012 р. № ПЗ-10/2012. Правильність цього підходу підтвердила ФНП Росії у листі від 12 лютого 2015 р. № ГД-4-3/ [email protected], розіславши до нижчестоящих інспекцій лист Мінфіну Росії від 4 лютого 2015 р. № 03-03-10/4547. Даний лист податкової служби розміщено на офіційному сайті ФНП Росіїрозділ «Роз'яснення, обов'язкові для застосування».

Приклад, як додати до уніфікованої форми додаткову інформацію

У ТОВ «Альфа» погашення заборгованості перед підзвітними особами інколи відбувається у безготівковій формі. Щоб відобразити цю операцію в уніфікованій формі авансового звіту, було прийнято рішення додати до неї додатковий рядок «Перетрата в сумі___ перерахована на зарплатну карткуспівробітника за платіжним дорученням від «__» ________ 200__р. №___». Цю форму затвердили наказом керівника організації.

Як затвердити форми

Форми первинних документів затвердіть в обліковій політиці (п. 4 ПБО 1/2008).

При цьому типових бланок без змін до облікової політики прикладати не потрібно. Факт застосування уніфікованих форм можна відобразити в обліковій політиці такими способами:

• написати: «Як форм первинних облікових документів використовуються уніфіковані форми, які у альбомах уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом Росії, без змін». І тут потрібно буде застосовувати уніфіковані форми кожної операції, на яку форма існує;

• прописати для різних об'єктівбухобліку, які уніфіковані форми організація буде застосовувати приблизно так: «...застосовувати уніфіковану форму _____, затверджену постановою Держкомстату Росії від______№_______». Наприклад, при використанні уніфікованої форми № ТОРГ-12 можна зробити такий запис: «Застосовувати уніфіковану форму № ТОРГ-12, затверджену постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 № 132, для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації» .

Зразки самостійно розроблених форм, затверджені керівником, включіть додаток наказом про затвердження облікової політики .

Реєстри

Дані, які у первинних документах, відбиваються у бухгалтерських регістрах. Регістри бухобліку є переліками операцій у хронологічному порядку, згруповані за рахунками бухобліку (наприклад, відомості, звіти в табличній формі).

Форми регістрів затверджує керівник організації. Обов'язковими реквізитами регістру бухобліку є:

• найменування регістру;

• найменування організації (економічного суб'єкта), що склала регістр;

• дати початку та закінчення ведення регістру та (або) період, за який він складений;

• хронологічне та (або) систематичне угруповання об'єктів бухобліку ;

• одиниця виміру;

• найменування посад осіб, відповідальних за ведення регістру, та їх підписи з розшифровкою.

Регістри складаються на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом .

При внесенні виправлень до регістру потрібно проставити дату виправлення, а також підписи осіб, відповідальних за ведення цього регістру (з розшифровкою).

При реєстрації об'єктів бухобліку у регістрах не допускаються:

- Перепустки або вилучення;

- Відображення уявних та удаваних об'єктів бухобліку .

Співробітник, відповідальний за оформлення первинного документа, має забезпечити його своєчасну передачу для внесення до регістру бухобліку. При цьому цей працівник несе відповідальність за достовірність даних, зафіксованих у первинному документі. Про це йдеться у частині 3 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Підприємець на ОСНО

Документальне оформлення господарських операцій, що здійснюються індивідуальним підприємцем, який застосовує загальну систему оподаткування, регулюється Порядком, затвердженим наказом від 13 серпня 2002 р. Мінфіну Росії № 86н та МНС Росії № БГ-3-04/430.

Вимоги до первинних облікових документів містяться в пункті 9 цього порядку. Вони практично повністю збігаються з , що висуваються до первинних облікових документів, які використовують організації. Єдиним доповненням є те, що індивідуальні підприємці повинні прикладати до первинного документа, яким оформлено реалізацію товару або його придбання, первинний документ, що підтверджує оплату за цей товар.

Відокремлений підрозділ

Чи може відокремлений підрозділ відображати господарські операції на підставі первинних документів, оформлених від імені головного відділення організації? Відокремлений підрозділ виділено на окремий баланс та веде бухоблік самостійно.

Да може.

При цьому в обліковій політиці слід відобразити умову, що всі первинні документи оформляються від імені головного відділення.

Способи ведення бухобліку організація встановлює самостійно та прописує в обліковій політиці з метою бухобліку (ст. 8 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Положення, зазначені в обліковій політиці, поширюються на всі відокремлені підрозділи організації (п. 9 ПБО 1/2008). Тож якщо в облікової політики організації сказано, що це первинні документи оформляються від імені головного відділення, то відокремлений підрозділ вправі вести бухоблік виходячи з таких регістрів.

Крім того, одним з обов'язкових реквізитівбудь-якого первинного документа є найменування економічного суб'єкта, який склав документ (підп. 3 ч. 2 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Економічними суб'єктами вважаються, зокрема, комерційні та некомерційні організації (підп. 1 ч. 1 ст. 2 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Організацією визнається юридична особа, зареєстрована відповідно до законодавства РФ (п. 1 ст. 48, ст. 51 ЦК України). Відокремлений підрозділ самостійним юридичною особоюне є, воно є його частиною (ст. 55 ЦК України). Отже, відокремлений підрозділ, ведучи бухгалтерський облік самостійно на підставі документів, оформлених від імені головного відділення організації, не порушує законодавство про бухгалтерський облік.

Бухгалтерська довідка

Ситуація: у яких випадках потрібно складати бухгалтерську довідку?

Бухгалтерську довідку потрібно складати у будь-яких випадках, коли бухгалтеру необхідно обґрунтувати проведення або розрахунки. Наприклад:

• при поданні уточнених декларацій для обґрунтування розрахунків, відображених у них (лист ФНП Росії від 14 грудня 2006 р. № 02-6-10/233);

• для підтвердження сум, відображених у бухобліку, наприклад, при розрахунку дивідендів;

• для обґрунтування сторнувальних проводок і т.д.

Цей первинний документ має містити обов'язкові реквізити, перелічені у частині 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Підписи у документах

Усі первинні документи складайте під час здійснення операції (угоди, події). А якщо це неможливо – безпосередньо після закінчення операції (угоди, події). Відповідальність за оформлення несуть працівники, які підписали первинний документ.

Перелік співробітників, які мають право підпису первинних документів, може бути затверджений керівником організації своїм наказом.

Водночас порядок підписання документів, якими оформлюються операції з грошима, регулюється, зокрема, зазначенням Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У та Положенням Банку Росії від 19 червня 2012 р. № 383-П.

У будь-якому разі первинний документ має бути підписаний таким чином, щоб можна було ідентифікувати тих, хто його підписав (особ, відповідальних за оформлення операції). Тобто підписи в документі обов'язково повинні бути розшифровані .

Це випливає із частини 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ та підтверджується листом Мінфіну Росії від 10 вересня 2013 р. № 07-01-06/37273.

Припустимо, організація, яка не є малим (середнім) підприємством, уклала договір із стороннім виконавцем про надання послуг із ведення бухобліку. Хто має підписувати первинні документи за головного бухгалтера у такому разі?

Керівник сам має призначити перелік людей, які мають право підписувати первинні облікові документи (п. 14 Положення, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 р. № 34н, інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012). Це може бути співробітники організації (касир, менеджер тощо. буд.), і навіть представники сторонньої організації, яка веде бухоблік.

Право підпису банківських документів можна передати штатним співробітникам, а також особам, які надають послуги з ведення бухобліку (п. 7.5 Інструкції Банку Росії від 30 травня 2014 № 153-І). Таким чином, у банківських документах, крім керівника організації, може розписуватися співробітник організації або керівник сторонньої організації, яка веде облік.

У цьому керівник організації не може ставити підписи за головного бухгалтера. Справа в тому, що оскільки організація не є малим (середнім) підприємством, керівник не може прийняти ведення бухобліку на себе. Цей висновок випливає із частини 3 статті 7 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

На відміну від організацій індивідуальний підприємецьнеспроможна передавати право підпису первинних документів стороннім особам. На це прямо зазначено у пункті 10 Порядку, затвердженого наказом від 13 серпня 2002 р. Мінфіну Росії № 86н та МНС Росії № БГ-3-04/430.

Чи може головний бухгалтер підписувати договори, якщо він є засновником організації?

Так, може, але тільки в тому випадку, якщо у нього є довіреність на право підпису, видана керівником організації (п. 4 ст. 185.1 ЦК України).

В інших випадках право підпису договорів від імені організації належить керівнику (якщо інше не передбачено статутом організації) (п. 1 ст. 53 ЦК України).

Ситуація: яким кольором чорнила мають бути підписані первинні документи, а також рахунки-фактури?

За загальним правилом будь-яким кольором, але до банківських документів встановлені особливі вимоги.

Законодавство не пред'являє вимоги до кольору чорнила, яким мають бути підписані первинні документи, а також рахунки-фактури. У пункті 2.8 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР від 29 липня 1983 р. № 105 (застосовується у частині, що не суперечить чинному законодавству), сказано, що записи в первинних документах слід робити чорнилом, хімічним олівцем або пастою кулькових ручок. Забороняється використовувати для запису простий олівець.

Виняток передбачено лише для банківських документів. У пункті 1.7.2 Правил, затверджених Положенням Банку Росії від 16 липня 2012 р. № 385-П, зазначено, що кожен документ, що пред'являється до кредитної організації на паперовому носії, повинен мати підписи уповноважених посадових осіб та відбиток печатки та відповідати заявленим зразкам. При цьому підписи на всіх документах мають бути зроблені ручкою з пастою (чорнилом) чорного, синього або фіолетового кольорів.

Порада:підписуйте первинні документи, а також рахунки-фактури з використанням традиційних кольорів чорнила (чорного, синього чи фіолетового).

Справа в тому, що при копіюванні первинних документів та рахунків-фактур, заповнених з використанням чорнила червоного або зеленого кольору, зазначені у такий спосіб дані можуть не відобразитися на копіях документів. Це може привести до негативних наслідківпри поданні копій документів для податкової перевірки(Див., Наприклад, постанова ФАС Східно-Сибірського округу від 14 лютого 2006 р. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Електронні документи

Первинні документи можуть оформлятися як у паперовому, так і в електронному вигляді (ч. 5 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Останній варіант можливий, якщо на документах ставиться електронний підпис (ст. 6 Закону від 6 квітня 2011 р. № 63-ФЗ).

Вимоги до електронного підпису передбачено Законом від 6 квітня 2011 р. № 63-ФЗ.

Існують такі види електронного підпису: простий некваліфікований, посилений некваліфікований та посилений кваліфікований (ст. 5 Закону від 6 квітня 2011 р. № 63-ФЗ). Від того, який підпис використовує організація, залежатиме юридична сила документа.

Так, первинні документи, засвідчені простою чи посиленою некваліфікованою електронним підписом , не можна приймати з метою бухгалтерського та податкового обліку. Їх не визнають рівнозначними документами на паперовому носії, завіреним власноручним підписом.

Навпаки, засвідчені посиленою кваліфікованою електронним підписом документи прирівнюють до власноручно підписаних та приймають для цілей бухгалтерського та податкового обліку.

Аналогічні висновки випливають із пунктів 1 та 2 статті 6 Закону від 6 квітня 2011 р. № 63-ФЗ та підтверджені листами Мінфіну Росії від 12 квітня 2013 р. № 03-03-07/12250, від 25 грудня 2012 р. № 0 03-06/2/139, від 28 травня 2012 р. № 03-03-06/2/67, від 7 липня 2011 р. № 03-03-06/1/409.

Формат подання документа про передачу товарів при торгових операціях в електронній формі затверджено наказом ФНП Росії від 30 листопада 2015 р. № ММВ-7-10/551. Формат подання документа про передачу результатів робіт (документа про надання послуг) в електронній формі затверджено наказом ФНП Росії від 30 листопада 2015 р. № ММВ-7-10/552. Ці формати є актуальними як у господарській діяльності, так і при поданні документів на вимогу інспекції в електронному вигляді.

Розробляти формати типових форм ФНП Росії не планує.

Якщо законодавством України чи договором передбачено подання первинного документа контрагенту чи держорган (наприклад, до податкової інспекції) на паперовому носії, організація зобов'язана власним коштом виготовити паперову копію електронного документа (ч. 6 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402 -ФЗ).

А якщо організація складає документи не за форматом, затвердженим ФНП Росії? Тоді бланки представляйте інспекторам на папері – завірте копії з позначкою, що документи підписані електронним підписом .

Аналогічні роз'яснення наведено у листі ФНП Росії від 10 листопада 2015 р. № ЕД-4-15/19671.

Докладно про те, як передавати документи податковим інспекторам, див.

• Як подати документи на вимогу перевіряючих під час камеральної податкової перевірки ;

• Як подати документи на вимогу перевіряльників під час виїзної податкової перевірки .

Якщо організація вирішила оформляти первинні документи в електронному вигляді, цей спосіб ведення документації слід відобразити в обліковій політиці. Зокрема, в обліковій політиці слід зафіксувати:

• перелік документів, що у електронному документообігу;

• список працівників, які мають право підпису електронних документів;

• спосіб електронного обміну документами (із залученням оператора електронного документообігу чи ні);

• порядок зберігання електронних документів;

• спосіб подання документів на запит податкової інспекції (електронному вигляді чи папері).

А ось формати електронних документів, що їх застосовує організація, в обліковій політиці відображати не обов'язково. Це підтвердила ФНП Росії у листі від 10 листопада 2015 р. № ЕД-4-15/19671. Хоча в цьому листі йдеться про облікову політику для цілей оподаткування, висновок ФНП Росії є актуальним і для облікової політики для цілей бухобліку.

Позначки на документах

Ситуація: чи можна робити службові позначки на первинних документах?

Так можна.

Заборони робити службові позначки на первинних документах у законодавстві немає. Наприклад, на документі можна ставити позначку про те, що він пройшов обробку та відображений у бухобліку (п. 2.20 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105).

Друк на документах

Друк не названо серед обов'язкових реквізитів первинних документів, перерахованих у частині 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Тому друк на документі проставте:

• якщо організація на власний вибір використовує самостійно розроблену форму, затверджену керівником, яка передбачає наявність друку;

• якщо організація на власний вибір використовує уніфіковану форму, що міститься в альбомі уніфікованих форм, яка передбачає наявність друку. При цьому керівник затвердив, що форма застосовується без змін (або зміни не стосуються друку);

• при застосуванні типових обов'язкових форм, встановлених уповноваженими органами (Урядом РФ, Банком Росії тощо.) виходячи з федеральних законів, якщо типові форми передбачають наявність печати.

Такі висновки випливають із положень статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Перелік документів, на яких обов'язковий (необов'язковий) друк організації, наведено в таблиці.

У договорах, які зазвичай укладає організація (купівлі-продажу, надання послуг тощо), друк також можна не ставити. Друк потрібно ставити лише тому випадку, якщо це прямо передбачено договором (п. 1 ст. 160 ДК РФ).

Ще один момент. З 7 квітня 2015 року ТОВ та акціонерні товариства взагалі можуть не мати печаток. Так передбачено статтями 2 та 6 Закону від 6 квітня 2015 р. № 82-ФЗ.

Документи іноземною мовою

Документи, складені на іноземною мовою, повинні мати рядковий переклад на російську. Це необхідно як для цілей бухобліку, так і оподаткування (п. 9 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та звітності, ст. 313 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 28 лютого 2012 р. № 03-03-06/1/106).

У самих документах нічого дописувати не треба. Додайте до них окремі переклади, підписані перекладачами. Перекласти документ на російську мову може як професійний перекладач, так і співробітник організації, який володіє іноземною мовою 05/1).

При цьому організація може зберегти деякі слова іноземною мовою, якщо вони є зареєстрованим товарним знаком, наприклад, назва авіакомпанії в квитку (ст. 6 Конвенції про охорону промислової власності від 20 березня 1883 р.) або не мають суттєвого значення для підтвердження вироблених витрат, наприклад, у авіаквитку іноземною мовою – умови застосування тарифу, правила авіаперевезення, правила перевезення багажу та інша подібна інформація (листи Мінфіну Росії від 24 березня 2010 р. № 03-03-07/6, від 14 вересня 2009 р. № 03- 03-05/170).

Якщо документи іноземною мовою складено за типовій формі(ідентичні за кількістю граф, їх назвою, розшифровкою робіт і т. д. і відрізняються лише сумою), то щодо їх постійних показників достатньо одноразового перекладу російською мовою. У подальшому перекладати потрібно тільки показники, що змінюються даного первинного документа. Такі роз'яснення містяться у листі Мінфіну Росії від 3 листопада 2009 р. № 03-03-06/1/725.

Виправлення помилок

У первинних документах виправлення допускаються (ч. 7 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ).

Порядок виправлення помилок у первинних документах закріпіть у облікової політики для цілей бухгалтерського обліку або додатку до неї. Організація самостійно розробляє способи внесення виправлень у первичку (як папері, і у вигляді електронного документа). Орієнтуйтесь на вимоги Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, нормативні акти з бухобліку та беріть до уваги особливості документообігу. Під час розробки таких способів можна орієнтуватися на діючі нормативно-правові акти, що регулюють аналогічні питання (наприклад, Правила заповнення рахунку-фактури, затверджені постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137). Про це йдеться у листі Мінфіну Росії від 22 січня 2016 р. № 07-01-09/2235.

Помилки в первинних документах виправляйте так: закресліть неправильний текст і надпишіть над закресленим виправленим текстом. Закреслення робиться однією рисою, так щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення в документах завірте підписами осіб, які склали документ (із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб), проставте дату внесення виправлення.

Вносити виправлення до касових та банківських документів не можна. Такі правила встановлені пунктом 7 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, розділом 4 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105, та пунктом 4.7 вказівки Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У .

Виправити помилку в регістрі бухобліку можна на підставі бухгалтерської довідки. У цьому документі має бути обґрунтування виправлення.

У регістрах бухобліку не допускаються виправлення, які не санкціоновані особами, відповідальними за ведення відповідного регістру (ч. 8 ст. 10 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Якщо виправлення у регістрі дозволено відповідальними особами, то завірте його підписами цих осіб (із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб), проставте дату внесення виправлення. Такі правила встановлені пунктом 8 статті 10 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Внутрішній контроль

Організація повинна організувати та здійснювати внутрішній контроль скоєних фактів господарського життя. А якщо її звітність підлягає обов'язковому аудиту, вона зобов'язана вести внутрішній контроль ведення бухобліку і складання звітності (крім випадків, коли керівник прийняв обов'язок ведення бухобліку він). Такі вимоги встановлені статтею 19 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Крім того, одним із завдань головного бухгалтера є організація та контроль за створенням (отриманням), обробкою та зберіганням документів (п. 6.6 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105 (діє в частині, що не суперечить законодавству)). Як інструменти для виконання цього завдання можна використовувати:

• графік документообігу;

• номенклатуру справ.

Порядок формування та обробки документів має бути закріплений у графіку документообігу (п. 5.1 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105). Розробку графіка організує головний бухгалтер. Затверджується графік наказом керівника організації (п. 5.2 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 № 105).

У графіку документообігу слід описати:

• етапи створення (отримання), перевірки та передачі на зберігання документа;

• терміни проходження кожного з етапів;

• перелік співробітників, які виконують господарські операції та оформляють документи;

• перелік працівників, які перевіряють документи;

• взаємозв'язок відповідальних осіб.

Графік можна оформити як схеми чи переліку робіт із зазначенням операцій та взаємозв'язків виконавців. Орієнтовна форма цього документа наведена в додатку до Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105. Однак можна розробити і власну структуру графіка.Такі правила встановлені пунктом 5.4 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105.

Приклад графіка документообігу у табличній формі

Головний бухгалтер ТОВ «Альфа» розробив графік документообігу у табличній формі (див., наприклад, частина графіка документообігу, присвячену банківським документам).

Приклад графіка документообігу як схеми

У ТОВ «Альфа» прийнято рішення продовжувати оформляти для співробітників, які прямують у службові поїздки, посвідчення про відрядження. Головний бухгалтер "Альфи" розробив графік документообігу у вигляді схеми (див., наприклад, схему обробки посвідчення про відрядження).

В організаціях з невеликим документообігом можна звести до складання окремих пам'яток для співробітників. Співробітнику слід докладно розписати, які документи він має оформити, щоб йому не було претензій з боку бухгалтерії. Наприклад, співробітник вирушає забирати оплачений товар від постачальника. У пам'ятці має бути написано, які документи він має привезти, а також термін, протягом якого їх потрібно подати до бухгалтерії. До пам'ятки також можна додати зразки необхідних документів.

Приклад пам'ятки виконавцю про порядок оформлення документів

Документообіг у ТОВ «Альфа» організовано шляхом складання окремих пам'яток співробітникам (див., наприклад, пам'ятку відрядженого співробітника).

Контроль над виконанням графіка документообігу доручається головного бухгалтера (п. 5.7 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105). Співробітники організації повинні бути ознайомлені із цим документом або випискою з нього. Вимоги головного бухгалтера до оформлення документів є обов'язковими для всіх співробітників організації. За невиконання вимог головного бухгалтера до працівників можна застосувати дисциплінарне стягнення. Деякі організації прописують як одну з умов преміювання виконання вимог щодо оформлення документів.

Після обробки документа необхідно забезпечити його збереження та подальшу передачу до архіву.

Одним із способів упорядкування зберігання документів є складання номенклатури справ. У ній міститься інформація про те, які документи та в якому підрозділі слід вести і протягом якого часу вони мають зберігатись. Номенклатуру справ у бухгалтерії сформуйте аналогічно до номенклатури справ у кадровій службі.

Відповідальність за відсутність первинних документів

Увага:відсутність (ненадання) первинних документів є правопорушенням (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за яке передбачена податкова та адміністративна відповідальність.

Відсутність первинних документів, рахунків-фактур, а також регістрів бухгалтерського та податкового обліку визнається грубим порушенням правил ведення обліку доходів та витрат. Відповідальність за нього передбачена статтею 120 таки Податкового кодексу РФ.

Якщо таке порушення було допущено протягом податкового періоду, інспекція вправі оштрафувати організацію у сумі 10 000 крб. Якщо порушення виявлено різних податкових періодах, розмір штрафу збільшиться до 30 000 крб.

Порушення, що призвело до заниження податкової бази, спричинить штраф у розмірі 20 відсотків від суми кожного несплаченого податку, але не менше 40 000 руб.

Крім того, за заявою податкової інспекції суд може застосувати до посадових осіб організації (наприклад, до її керівника) адміністративну відповідальність у вигляді штрафу у розмірі:

• від 300 до 500 руб. за неподання первинних документів, необхідних для податкового контролю (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КпАП РФ);

• від 2000 до 3000 руб. за недотримання порядку та термінів зберігання первинних документів (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КпАП РФ).

У кожному даному випадку винний у правопорушенні встановлюється індивідуально. При цьому суди виходять з того, що керівник відповідає за організацію бухобліку, а головний бухгалтер - за його правильне ведення та своєчасне складання звітності (п. 24 постанови Пленуму Верховного суду РФ від 24 жовтня 2006 № 18). Тому суб'єктом такого правопорушення зазвичай визнається головний бухгалтер (бухгалтер із правами головного). Керівник організації може бути визнаний винним:

• якщо в організації взагалі не було головного бухгалтера (ухвала Верховного суду РФ від 9 червня 2005 р. № 77-ад06-2);

• якщо ведення обліку та розрахунок податків були передані спеціалізованої організації(п. 26 постанови Пленуму Верховного суду РФ від 24 жовтня 2006 р. № 18);

• якщо причиною порушення стало письмове розпорядження керівника, з яким головний бухгалтер не згоден (п. 25 постанови Пленуму Верховного суду РФ від 24 жовтня 2006 р. № 18).

Первинні документи втрачені

Ситуація: як вчинити, якщо первинні документи втрачені?

Якщо документи, що підтверджують відображені в обліку операції, були втрачені, організація повинна вжити заходів щодо розслідування причин та відновлення зникнення. Для цього співробітник, який виявив зникнення, повинен написати службову записку, на підставі якої видається наказ керівника про призначення комісії з розслідування зникнення. Результати роботи комісії оформіть актом.

Якщо під час роботи комісії податкова інспекція вимагатиме документи, втрачені, організація зможе попросити збільшити термін подання документів (п. 3 ст. 93 НК РФ). У цьому випадку розпорядження про створення комісії буде документальним обґрунтуванням такого прохання.

Якщо ж за результатами роботи комісії документи не буде виявлено (відновлено), організація не зможе підтвердити дані бухгалтерського та податкового обліку. Крім того, через відсутність документів організації може загрожувати .

Головна » Зроби сам » Приклади організації обліку окремих податків та документообігу. ФНП наводить порядок у документообігу з платниками податків: хроніка змін Описати організацію документообігу з податків