Наказ на право підпису прибуткових документів зразок. Наказ про наділення правом підпису - оформляємо правильно

Старий Закон про бухоблік вимагав, щоб перелік осіб, які мають право підпису первинних документів, Затверджувався керівником організації за погодженням з головним бухгалтером. Новим Законом ні затвердження переліку, ні його погодження з будь-ким не передбачено. Водночас, на думку Мінфіну, керівник компанії, як і раніше, має визначати перелік осіб, які мають право підпису первинних документів.

Підтверджувати повноваження на підписання документів може один із таких документів:

внутрішній розпорядчий документ щодо організації (підписаний керівником наказ чи затверджене ним положення про право підпису на документах);
довіреність від імені організації, оформлена відповідно до вимог Цивільного кодексу, тобто знову-таки підписана керівником.

У чому різниця між довіреністю та наказом? Наказ на право підписання документів від імені організації оформляється на конкретних посадових осіб, які працюють у підприємства, та діє протягом усього терміну трудових відносин із цими працівниками. Тобто наказом оформляється розподіл повноважень у межах організації.

Зазвичай наказом делегується право підпису тих документів, які ніколи не залишають стіни організації. Адже за загальному правилувнутрішні розпорядчі документи компанії на третіх осіб (які не перебувають у її штаті) не поширюються. У дуже поодиноких випадках нормативні активстановлюють, право підпису конкретного виду документів від імені організації надається іншим особам саме наказом. До таких документів належать рахунки-фактури.

Але буває, що контрагенти вимагають саме довіреність, щоби переконатися у повноваженнях особи, яка підписує документ. Тоді, щоб уникнути зайвих суперечок, можна оформити довіреність чи водночас і наказ, і довіреність.

Довіреність, на відміну наказу, завжди виписується на конкретне фізична особа, а не на особу, яка обіймає певну посаду. Ви можете вказати на довіреність посаду, але це необов'язково. Зазвичай довіреність видається певний термін. Якщо ж термін дії в довіреності не вказано, вона діє протягом року з дня її вчинення.

Не обійтися без довіреності під час передачі права підпису первинних документів від імені підприємства особі, яка є її працівником.

Коли йдеться про працівника організації, слід відобразити у його трудовому договорі або посадової інструкції, з якою він має бути ознайомлений під розпис, його обов'язок оформляти первинні документи, право підпису яких йому надано.

І незважаючи на те, що закон не зобов'язує керівника затверджувати перелік осіб, які мають право підпису документів від імені компанії, складання та затвердження такого переліку не завадить.

Добре, коли в організації всі знають, хто відповідає за оформлення конкретного документа та за своєчасність його надходження до бухгалтерії.

Окремо зупинимося на підписі головного бухгалтера у первинці. Як ви пам'ятаєте, у старому Законі № 129-ФЗ говорилося, що без підпису головбуха грошові та розрахункові документи вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання. У Законі №402-ФЗ такої норми немає. А значить, на первинному підписі головбуха може і не бути. Але є низка винятків.

По-перше, касові документи. Вказівка Банку Росії № 3210-У говориться, що касові документи повинен підписувати головбух, хоча керівник може уповноважити й іншу особу. Тож для дійсності цих документів підпис головбуху не є обов'язковим, якщо їх підписав інший уповноважений працівник. А ось самому головбуху для того, щоб підписувати касові документи, ні довіреність, ні наказ не потрібні. Він має право підпису цих документів з посади.

По-друге, рахунки-фактури. Тут все те саме — ПК вимагає підпис головбуха, але дозволяє передати ці повноваження іншій особі.

Повний текст семінару читайте у журналі "Головна книга. Конференц-зал" 2015 № 03

Цей документ необхідний кожній організації з вимог законодавства про бухобліку. У цій статті ви знайдете зразок наказу на право підпису документів, дізнаєтеся про нюанси його оформлення, а також про те, у яких випадках потрібно складати довіреність.

Право підпису первинних документів: наказ чи довіреність?

Вибір між двома нормативними джерелами залежить від цілей, які має керівник: якщо передбачається, що потрібно буде підписувати внутрішньокорпоративну документацію, то оптимальне рішення — видати наказ. Якщо ж планується підписувати та передавати папери за межі компанії (наприклад, супровідні листи до відвантаження товару чи рахунки-фактури), то краще вибрати довіреність. З метою безпеки та охорони комерційної таємниці багато хто побоюється передавати такі серйозні повноваження третім особам, які не є співробітниками компанії, тому практика з наказами є найпоширенішою. Однак у випадках, якщо керівник має намір доручити співробітнику ряд дрібних завдань і не готовий наділяти його правом підпису у глобальному сенсі, він також може оформити на нього довіреність.

Проте в обох актах необхідно вказати:

персональні дані уповноваженої особи;
назви паперів, які вона зможе підписувати.

Також в обох випадках керівнику фірми слід засвідчити зразок підпису уповноваженої особи, який має бути проставлений в окремій графі бланка.

Зразок наказу про надання права підпису

Керівник може надати можливість підписання головному бухгалтеру, своєму заступнику або іншому співробітнику, який виконує обов'язки керівника щодо складання податкових, фінансових та юридичних паперів. Наказ на право підпису первинних документів може бути оформлений у вільній формі, оскільки чинне законодавство не встановлює уніфікованого бланку. Проте, згідно з практикою документообігу, в бланку слід зазначити:

назва компанії, її реквізити;
реквізити бланка (номер та дата);
правова підстава передачі права підписання (ст. 7 та 9 Федерального закону"Про бухоблік" від 06.12.2011 № 402-ФЗ);
ПІБ та посада співробітників, яким передається право підписання;
перелік документів, які людина матиме право підписувати за керівника;
зразок розпису уповноваженої особи та директора.

Зразок наказу про право підпису рахунків-фактур

За таким самим принципом можна передати можливість підписання як первинних, а й фінансових документів. Однак подібні операції тягнуть за собою підвищену відповідальність співробітника, оскільки можуть завдати серйозної шкоди організації. Необхідно, щоб співробітник мав достатню кваліфікацію та щоб нові повноваження відповідали його посадовій інструкції.

Право підпису первинних документів: наказ чи довіреність?

Проте в обох актах необхідно вказати: персональні дані уповноваженої особи; назви паперів, які вона зможе підписувати. Також в обох випадках керівнику фірми слід засвідчити зразок підпису уповноваженої особи, який має бути проставлений в окремій графі бланка.

Зразок наказу про надання права підпису

назва компанії, її реквізити;
реквізити бланка (номер та дата);
правова підстава передачі права підписання (ст. 7 та 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік");
ПІБ та посада співробітників, яким передається право підписання;
перелік документів, які людина матиме право підписувати за керівника;
зразок розпису уповноваженої особи та директора.

Зразок наказу про право підпису рахунків-фактур

Підписання документів неуповноваженими особами (Штукмайстер І.)

Дата розміщення статті: 18.03.2015

Не секрет, що якщо буде встановлено факт підписання первинного документа неуповноваженою особою контрагента, то податківці не визнають як документально підтверджені витрати за таким документом, а також відмовить у застосуванні відрахування з ПДВ. Про те, на що звернути увагу бухгалтеру під час перевірки підписів на первинних облікових документах контрагентів, читайте у статті.

Загальні правила

Закон про бухоблік (Федеральний закон від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", надалі - Закон N 402-ФЗ) вимагає, щоб кожен факт господарського життя був оформлений первинним обліковим документом. В якості обов'язкового реквізитутакого документа п. 7 ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ називає підпис посадових осіб, які вчинили правочин, або посадових осіб, відповідальних за оформлення події, що відбулася. Підпис має супроводжуватися вказівкою на прізвище та ініціали чи інші реквізити, необхідні ідентифікації цих осіб. Такі ж вимоги до первинних документів містяться у п. 13 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітностів РФ, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 N 34н (далі - Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та звітності).
Крім того, ч. 3 ст. 9 Закону N 402-ФЗ встановлює, що особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, не несе відповідальності за відповідність складених іншими особами первинних облікових документів фактам господарського життя, що відбулися. Проте саме бухгалтер на підставі таких первинних документів веде облік та відображає відомості у податкових деклараціях. Відповідно, якщо буде встановлено, що первинний документ від контрагента підписано неуповноваженою особою, то податковий орган не визнає як документально підтверджені витрати за таким первинним документом, а також відмовить у застосуванні відрахування ПДВ (за неналежно підписаним рахунком-фактурою). Це негативно позначиться на майнових інтересах організації, може спричинити як податкову відповідальність підприємства (гл. 16 НК РФ), і адміністративну відповідальність посадових осіб, відповідальних ведення бухгалтерського обліку (ст. 15.11 КоАП РФ).

На що звернути увагу

Що ж робити бухгалтеру, щоб убезпечити себе від ухвалення до обліку документів, підписаних неуповноваженими особами?

Уповноважений чи ні

Для початку вам варто переконатися, що розшифровка підпису на первинних документах контрагента, як мінімум, відповідає даним про осіб, уповноважених підписувати такі документи. Тобто необхідно здійснити ідентифікацію особи, уповноваженої на підписання документів.

До відома. Нагадаємо, що без довіреності від імені компанії може виступати та здійснювати угоди (підписувати документи) лише одноосібний виконавчий орган товариства - директор, генеральний директор(п. 2 ст. 69 Федерального закону від 26.12.1995 N 208-ФЗ "Про акціонерні товариства", пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закону від 08.02.1998 N 14-ФЗ "Про товариства з обмеженою відповідальністю" та ін).

Найчастіше первинні документи (акти приймання-передачі результатів виконаних робіт, наданих послуг, накладні) підписує керівник (генеральний директор/директор). Отже, необхідно переконатися, що дані про керівника організації-контрагента на первинному документі відповідають інформації про керівника, зазначену в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб(ЕГРЮЛ).

До відома. Електронну виписку з ЄДРЮЛ можна отримати в режимі реального часу на сайті ФНП Росії www.nalog.ru в розділі "Електронні сервіси".

Якщо інформація про керівника в ЄДРЮЛ та у первинному документі не збігається, то у контрагента слід запитати підтвердження дійсності відомостей у первинному документі, у тому числі наказ про вступ на посаду, рішення загальних зборів про обрання керівника тощо.

Рахунки-фактури

Відповідно до п. 6 ст. 169 НК РФ рахунки-фактури підписуються керівником і головним бухгалтером організації чи іншими особами, уповноваженими те що наказом (іншим розпорядчим документом) з організації чи довіреністю від імені організації. Невиконання вимог до рахунку-фактури, зокрема у частині підпису, є підставою відмови у вирахуванні ПДВ з такому рахунку-фактурі (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Тому після прийняття рахунків-фактур від контрагента бухгалтер вправі вимагати наказ про покладення обов'язків головного бухгалтера на підписує рахунки-фактури особа чи інший розпорядчий документ.

Довіреність та наказ

Якщо підписанти первинних документів діють на підставі довіреності, необхідно запитати копію такої довіреності та перевірити її на відповідність вимогам ст. ст. 185 - 188.1 Цивільного кодексу РФ, і навіть переконатися у передачі у ній повноважень підписання первинних документів.

До відома. У Листі Мінфіну Росії від 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 було відображено позицію, згідно з якою заступник директора, виконуючий обов'язки директора на час перебування останнього у відрядженні, не може діяти від імені організації лише на підставі наказу, необхідно також оформити довіреність. Питання, поставлене Мінфіну Росії, стосувалося представництва у податкових правовідносинах (подавати декларації, пояснення тощо).

Справді, НК РФ (п. 3 ст. 29 НК РФ) передбачає іншого порядку оформлення повноважень представника, крім доручення. Однак стосовно підписання первинних документів, а також рахунків-фактур таких вимог немає. Більше того, та ж ст. 169 НК РФ показує, що підписувач рахунки-фактури може бути уповноважений на те наказом чи довіреністю.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером (п. 14 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та звітності, ч. 1 ст. 7 Закону N 402-ФЗ, Інформація Мінфіну України N ПЗ-10/ 2012).
Отже, підтвердженням повноважень на підписання документів може бути:
- розпорядчий документ щодо організації (наказ, розпорядження, внутрішнє положення про право підпису на документах);
- або довіреність від імені організації.
Положення про уповноважених осіб, які мають право підпису первинних документів на підтвердження виконання договору (наприклад, товарних накладних, актів), можна закріпити у договорі чи додатку до нього. Тут же можна закріпити підписи цих осіб.

Думка. М. Смольнінова, головний редактор видавництва "Бізнес-Арсенал"
Виникає питання: у якому разі делегування права підпису слід оформляти наказом (іншим розпорядчим документом щодо організації), а коли – видавати довіреність?
НК РФ не містить відповіді на нього. Єдине, на що вказує законодавець, - це альтернативність документів: достатньо одного.
Насправді з цього приводу є кілька точок зору. Наведемо основні їх.
1. Наказом оформляється делегування права підпису іншому, крім керівника та головного бухгалтера, працівнику організації, а довіреність видається особам, які не перебувають у трудових відносинах з організацією. Ця думка базується на підході, згідно з яким розподіл повноважень у рамках організації оформляється її внутрішніми документами (наказами, іншими розпорядчими документами), які на сторонніх по відношенню до організації осіб (які не перебувають у її штаті) не поширюються.
2. Наказ оформляється у разі тимчасового заміщення (виконання обов'язків) керівника організації або головного бухгалтера іншими працівниками, коли вони тимчасово відсутні (наприклад, на час їхньої хвороби, відпустки, відрядження), у всіх інших випадках підлягає оформленню доручення. При такому трактуванні акцент робиться на пряме призначення доручення - підтвердження повноважень перед усіма третіми особами (перед контрагентами, яким виставляються рахунки-фактури) тих осіб, які не є керівниками або головними бухгалтерами організації, не виконують їх обов'язки, але при цьому їм доручено підписувати рахунки -Фактури від імені організації У період заміщення тимчасово відсутнього працівника заміщаючим здійснюється виконання своїх прав і обов'язків, а заміщуваного працівника (керівника організації, головного бухгалтера), тому довіреність від організації у разі не потрібна: заміщаючий працівник діє виходячи з наказу (іншого розпорядчого документа) по организации.
Як бачите, обидві ці погляди виглядають переконливими за певних обставин. Однак давайте розберемося, у чому доцільність оформлення даних документів для компанії. Правильне документальне оформленняделегування права підпису рахунків-фактур в організації покликане вирішити такі основні проблеми:
- уникнути конфліктних ситуаційз податковими органами та контрагентами, оскільки не виключена ймовірність подання на їхню вимогу документів, що підтверджують повноваження осіб, які підписали рахунки-фактури;
- поряд з фіксацією передачі права підпису рахунків-фактур одночасно закріпити за певними особами відповідальність за зміст та правильність оформлення рахунків-фактур, що підписуються ними.
Керівництво компанії, природно, зацікавлене у встановленні персональної відповідальності осіб, які підписують на рахунках-фактурах. Довіреністю оформляється лише надання права, але не делегування безпосередньо відповідних обов'язків та відповідальності за їх невиконання. Ці обставини закріплюються наказом (іншим розпорядчим документом) щодо організації, а з погляду трудового законодавства покладання нових обов'язків можливе, як правило, шляхом їх включення до трудового договору (ст. 57 Трудового кодексу Російської Федерації) та/або посадову інструкцію працівника. Якщо ж право підпису делегується не працівнику організації, то відповідні зобов'язання та відповідальність за їх невиконання мають бути чітко прописані у тексті цивільно-правового договору (договору надання послуг і т.п.).
Може виникнути ситуація, коли контрагент заперечить, що наказом (іншим розпорядчим документом з організації) регулюються лише взаємини всередині організації, але в представництво перед зовнішніми особами потрібна доручення. Але податкові органи на практиці навряд чи звертатимуть увагу на відсутність довіреності, якщо є належним чином оформлений наказ.
Таким чином, можна зробити такі висновки:
- у разі делегування права підпису рахунків-фактур особам, які не є працівниками цієї організації, необхідно таке делегування оформлювати довіреністю;
- при заміщенні (виконанні обов'язків) тимчасово відсутніх керівника організації та/або головного бухгалтера необхідно оформлювати передачу права підпису рахунків-фактур:
1) наказом (іншим розпорядчим документом) щодо організації;
2) а також доцільно включити можливість такого виконання обов'язків (штатне заступництво) до трудових договорів та/або посадових інструкцій цих осіб;
- якщо має місце делегування права підпису рахунків-фактур на постійній основі працівнику власної організації, то доцільно оформити:
1) наказ (інший розпорядчий документ) щодо організації;
2) доручення від імені організації;
3) а також відобразити покладання такого обов'язку у трудовому договорі та/або посадовій інструкції. При цьому для податкових органів з п. 6 ст. 169 НК РФ буде достатньо одного документа: або наказу (іншого розпорядчого документа) щодо організації, або довіреності. У трудовому договорі та посадовій інструкції більше зацікавлений роботодавець.

Отже, з повноваженнями особи, яка вчинила правочин, ми розібралися.

Ідентифікація особи

Далі слід переконатися в наявності підпису на документі саме тієї особи, яка вказана у розшифровці. Цей крок необхідний, оскільки останнім часом практично жодна перевірка з боку податкових органів не відбувається без виявлення контрагентів, які не виконують своїх податкових зобов'язань.
Зверніть увагу: навіть у тому випадку, коли керівники постачальників не відмовляються від участі в діяльності організацій та визнають, що були їх керівниками, податкові органи ініціюють почеркознавчі експертизи документів, що підтверджують, що підписи на документах не належать особам, які є керівниками, і на цій підставі відмовляють у визнанні витрат.
Податківці посилаються на ст. 252 НК РФ та Постанова Пленуму ВАС РФ від 12.10.2006 N 53 "Про оцінку арбітражними судамипід документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ. Не можуть бути підставою для отримання податкової вигоди документи, відомості в яких неповні, недостовірні та (або) суперечливі. Оскільки підпис на первинному У документі виконано неуповноваженою особою (невідомими особами), цей документ містить недостовірні відомості, отже, не може підтверджувати витрати (відрахування з ПДВ).

Зразки підписів

Як же бухгалтеру переконатися насправді підпису? Невже щоразу проводити експертизу?
Незважаючи на те, що жоден законодавчий акт не вимагає перевірки підпису контрагента на відповідність її дійсності, на даний час для підтвердження прояву належної обачності організації все частіше вимагають від контрагентів зразки підписів осіб, відповідальних за підписання первинних документів та рахунків-фактур. Це може бути копія паспорта з підписом або копія банківських карток із зразками підпису та друку або довіреність, у якій засвідчено підпис особи, уповноваженої підписувати документи. Інакше, якщо організація не запросить таких документів, на неї чекають несприятливі наслідки.

Підроблений підпис

Однак, запит зразка підпису не завжди може убезпечити компанію. Навіть якщо підписи на документах візуально збігаються, надалі може з'ясуватися, що підписи підроблені (зазвичай це виявляється за результатами експертизи).
Але в такому разі, якщо компанія має запитані нею у контрагента та отримані документи, в яких видно зразок підпису уповноваженої особи контрагента, і такий підпис візуально збігається з підписами на первинних документах та рахунках-фактурах, шанси виграти суперечку у суді суттєво зростають. Адже компанія виявила належну обачність і зробила все можливе, виходячи зі звичаїв ділового обороту, щоб упевнитись у підписанні документів уповноваженою особою.

Спрощений підпис

На практиці, якщо особі (директору) доводиться підписувати багато документів, з метою економії часу на них ставиться лише розчерк чи інший спрощений підпис, який відрізняється від підпису в паспорті або банківській картці. У такому разі, найімовірніше, у податкових органів виникнуть претензії, оскільки насамперед вони порівнюють підписи візуально (наприклад, з підписом на протоколах допитів представників контрагентів).
Оскільки законодавчі вимоги до особистого підпису на документах відсутні, такий підпис необов'язково має співпадати з підписом в офіційних документах (наприклад, паспорт). Основне призначення підпису – підтвердити, що документ схвалено відповідальною особою, уповноваженою підписувати документи. Відповідно, керівник контрагента (інша уповноважена особа) має право розписуватись інакше, ніж зазначено в паспорті, але в такому разі не зайве буде запитати зразок такого спрощеного підпису.

До відома. Майте на увазі: Мінфін Росії прирівнює електронні документи, підписані простим або некваліфікованим електронним підписом, до паперових документів із власноручним підписом відповідальної особи. Але тільки в тому випадку, якщо між компаніями укладено угоду про електронний документообіг, що містить відповідну умову (ч. 2 ст. 6 Федерального закону від 06.04.2011 N 63-ФЗ "Про електронний підпис", Листи Мінфіну Росії від 17.01.2014 N ПА-4-6/489, від 24.11.2011 N ОД-4-3/ [email protected]). Інакше (відсутність угоди) первинні документи безпечніше підписуватимуть кваліфікованою ЕЦП.

Замість ув'язнення

На жаль, на практиці проконтролювати повноваження осіб, які підписують первинні документи, тим більше в умовах великої організації (з великою кількістю контрагентів) не завжди можливо. Для цього необхідно було б створити ще один відділ на додаток до бухгалтерії. Зазначимо, однак, що негативні наслідкипідписання документів неуповноваженою особою для платника податків виникають у тому випадку, якщо сукупність доказів ставить під сумнів реальність операцій з таким контрагентом (контрагент-"одноденка", керівник контрагента відмовляється від підпису, експертиза показала, що підпис підроблений, компанія не сплачує податків, міг до інспекції і т.д.). Відповідно, якщо компанія зможе зібрати пул доказів про реальність операцій та прояв належної обачності при виборі контрагента, то вона має шанс зняти претензії податкового органу (у вищому податковому органі або суді).
Отже, які документи мають бути як мінімум запрошені та отримані від контрагента на підтвердження підписання документів уповноваженими особами для уникнення спірних ситуацій? Це:
1) витяг з ЄДРЮЛ. Таку виписку можна зробити самостійно із сайту, обов'язково роздрукувавши та помістивши у досьє контрагента;
2) наказ (інший розпорядчий документ) про уповноважених осіб, які мають право підпису первинних документів та рахунків-фактур. Найкраще, коли до такого наказу (іншого розпорядчого документа) є додаток із зразками підписів уповноважених осіб. Документи, що підтверджують право підпису документів від контрагентів, мають бути ними належним чином засвідчені;
3) чи доручення від імені організації підписання документов. Бажано також із зразком підпису уповноваженої особи;
4) копії паспорта, банківської картки із зразками підпису та друку, іншого зразка підпису уповноважених на підписання документів осіб.
Звертаємо увагу, що цей перелік документів необхідний лише для підтвердження повноважень осіб на підписання документів та їх підпису, для підтвердження прояву належної обачності та обережності при виборі контрагента цих документів буде недостатньо.

Судова практика. Як зазначають судді, для підтвердження належної обачності компанії слід поцікавитися в тому числі про ділову репутацію контрагента, а також наявність у нього необхідних ресурсів для виконання угоди ) і т.д.

Якщо контрагент є надійним, компанія в ньому впевнена, наведений список можна скоротити. Якщо організація має підстави вважати, що надалі контрагент може відмовитися від підписання документів, то, навпаки, наведений список буде обов'язковим. Більше того, у такому разі можна вимагати підтвердження повноважень/відсутності змін протягом терміну дії договору. Наприклад, при тривалому договорі (оренди, постачання) щомісяця перевіряти дані про керівника, вимагати підтвердження роботи уповноважених на підписання працівників організації до відповідного часу тощо.
Якщо інформація у первинних документах зазначена нерозбірливо або прізвища та ініціали осіб, які підписали документи, не збігаються зі списком осіб, відповідальних за їх підписання, або є інші фактори, що дозволяють засумніватися у підписанні документів уповноваженими особами, бухгалтер не повинен відображати факти господарської діяльності на підставі таких документів до вирішення сумнівів у повноваженнях осіб. Відмовляючи у прийнятті подібних документів, бухгалтер дотримується вимог Закону N 402-ФЗ, у тому числі про неможливість реєстрації уявних та удаваних об'єктів у бухгалтерському обліку (ч. 2 ст. 10) та прийняття до обліку документів, якими оформлюються факти господарського життя, що не мали місце. (Ч. 1 ст. 9).

Документи візує не лише керівник, а й інші співробітники – у межах свого функціоналу. Так, бухгалтери візують баланси, рахунки та акти звірок, економісти — плани, звіти та калькуляції, юристи — договори, специфікації та претензії, кадровики — розпорядження щодо персоналу, трудові книжки та службові записки. Хто і що саме уповноважений візувати, вписується до зразка наказу про надання права підпису чи довіреності.

Виділяють право першого та другого підпису. Перша належить керівнику. Щоб наділити таким правом, використовується зразок наказу про право першого підпису. Друга надається уповноваженому представнику – працівнику бюджетної організації. Подібна інформація відображається у:

наказ;
посадової інструкції;
положенні;
довіреності.

Перші три відносяться до внутрішньої документації. Неприпустимо оформити їх на особу, яка не перебуває у трудових відносинах з організацією. А ось довіреність можна оформити як на штатну особу, так і на сторонню.

Право підпису первинних документів: наказ чи довіреність

Підходить будь-який варіант, але потрібно прописати, які саме папери може візувати співробітник. Буває, що бухгалтерія оформляє довіреність на підписання товарної накладної разово – для отримання конкретної партії товару чи продукції. Зазвичай йдеться про наділення повноваженнями особи, яка виконує подібні доручення епізодично.

Директор має затвердити перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи наказом.

Відповідальність за оформлення господарської операції та достовірність даних лежить на особі, яка завізувала первичку, а не на тому, хто веде бухгалтерський облік.

Відрізняються терміни повноважень. Так, довіреність обмежена періодом, який у ній зазначено. Локальні актидіють до розірвання трудових відносин із співробітником або до їх скасування, ухвалення нової редакції. Можна прописати тривалість повноважень і в самому документі, наприклад встановити річний термін. Нерідко покладають повноваження на період відсутності співробітника, термін у разі визначається періодом заміщення.

Що писати у наказі

Формулювання на розсуд адміністрації. Зазвичай зразок наказу право підпису документів містить загальні фрази, а довіреність деталізує права. Якщо йдеться про візування договорів, представлення інтересів бюджетної організації у сторонніх установах, державні органи, то доцільно оформити довіреність. Контрагенти завжди наполягають на підтвердженні повноважень представника, вимагаючи саме довіреності.

Зразок наказу про право підпису первинних документів

Договір, рахунок, товарна накладна, рахунок-фактура – найпоширеніші офіційні папери первинного бухгалтерського обліку. Перелік відкритий: адміністрація може його розширити, закріпивши інші форми облікової політики.

Первинка насамперед підтверджує факт здійснення господарської операції. І вона ж є підставою для відображення операцій на рахунках. Оформляється під час здійснення факту або після закінчення операції.

Зразок наказу на право підпису фінансових документів

Фінансові папери показують платоспроможність та прибутковість. Інформативний у цьому сенсі баланс. У ньому відбивається фінансовий стан наприкінці періоду. Переглянувши баланс, фахівець легко визначить наявність у контрагента джерел коштів, майна або лише боргів та зобов'язань. Інші фінансові папери: зведений звіт про прибутки та збитки, звіт про фонди та їх використання.

Можна віднести до фінансових паперів та позики, кредитні договори.

Зразок наказу про право підпису рахунків-фактур

Зразок наказ на право підпису головного бухгалтера

Раніше не підписані головбухом грошові та розрахункові документи вважалися недійсними та не приймалися до виконання. З ухваленням ФЗ «Про бухгалтерський облік» № 402 ситуація змінилася. Відповідно до ст. 73, ведення бухгалтерського обліку має бути покладено керівником головного бухгалтера. Альтернативні варіанти - інший співробітник та сторонній бухгалтер. Допускається ведення бухобліку керівником особисто, якщо не йдеться про кредитну організацію.

Як відкликати право підпису

Раніше виданий акт скасовується шляхом видання нового, що скасовує. У ньому необхідно вказати:

який акт скасовується;
з якої дати;
графа для ознайомлення

Інформування уповноваженої особи про скасування – це обов'язкова умова. Розписатися така особа може як на наказі, так і на окремому аркуші ознайомлення.

Довіреність, оформлена на бланку організації, анулюється розпорядчим документом керівника. Нотаріально оформлена нотаріусом. Умова про інформування є обов'язковою, як і у випадку зі скасуванням.

Головна » Електроди » Наказ на право підпису прибуткових документів зразок. Наказ про наділення правом підпису - оформляємо правильно