Як зробити витяг з табеля. Заповнення табеля обліку робочого часу

У працівника на руках є розрахункові листки із зазначенням норми часу та виробленим годинником. Працівник звернувся до роботодавця з проханням надати засвідчені копії табеля обліку робочого часу за вказаний період. Чи має право роботодавець видавати такі копії документів, адже табель складається на відділення, на кілька співробітників? Чи це не буде передачею персональних даних незацікавлених осіб? Який документ можна надати працівникові?

Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:

Роботодавець зобов'язаний видати працівникові витяг з табеля обліку робочого дня.

Обґрунтування висновку:

Відповідно до ст. 62 ТК РФ за письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подання цієї заяви видати працівникові трудову книжку з метою його обов'язкового соціального страхування (забезпечення), копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, наказу про звільнення з роботи; Копії документів, пов'язаних з роботою, мають бути завірені належним чином та надаватися працівнику безоплатно.

Перелік документів, копії яких роботодавець зобов'язаний видати за заявою працівника є відкритим. Головне, щоб ці документи були пов'язані з роботою (див. Довідку за наслідками узагальнення практики розгляду мировими суддями трудових спорів, складену Липецьким обласним судом). Оскільки роботодавець має вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником (частина четверта ст. 91 ТК РФ), то табель обліку робочого дня пов'язані з роботою і роботодавцю слід видати його копію працівнику.

Водночас необхідно враховувати, що в табелі відображено інформацію, що стосується не одного, але всіх працівників цього ж структурного підрозділу чи всієї організації загалом. Відомості, що містяться в табелі та стосуються інших працівників, є персональними даними цих працівників, і вони можуть передаватися іншій стороні лише за їх згодою (п. 1 ст. 3 Федерального законувід 27.07.2006 N 152-ФЗ "Про персональні дані", ст. 86 ТК РФ). До того ж, за змістом ст. 62 ТК РФ, працівник має право вимагати надання йому копій документів, що стосуються його самого.

Тому роботодавець у разі має виготовити виписку з табеля, у якій містяться лише відомості, які стосуються даному працівнику.

Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Мазухіна Ганна

Чи зобов'язана установа застосовувати у своїй діяльності табель обліку робочого часу (ф. 0504421)? Чи можна вносити зміни до цього документа? Як правильно заповнювати табель, якщо працівники протягом місяця мають відхилення від нормального використання робочого часу?

Відповідно до положень ст. 91 ТК РФ роботодавець повинен вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Відомості про облік робочого часу на підставі наказів (розпоряджень) керівника установи відображаються у табелі обліку використання робочого часу (ф. 0504421) особою, відповідальною за її складання. Заповнений табель (ф. 0504421) та інші документи, підписані відповідальними посадовими особами, у встановлені терміни здаються до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати працівників установи та для складання на її основі розрахунково-платіжної відомості (ф. 0504401) або розрахункової відомості(Ф. 0504402). Розглянемо особливості заповнення табеля (ф. 0503421).

Спочатку відзначимо, що це державні (муніципальні) бюджетні установи з норм ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, Наказу № 52н у своїй роботі застосовують для обліку робочого часу табель (ф. 0504421). Застосування іншої форми законодавством РФ не передбачено. При цьому до табеля (ф. 0504421) допускається внесення додаткової інформації, необхідної суб'єкту обліку (дана норма передбачена у методичних рекомендаціях, затверджених Наказом №52н). Виключати наявну в табелі (ф. 0504421) інформацію (графи, рядки) неприпустимо.

Щодо правил заповнення цієї форми зазначимо таке:

Вибір способу заповнення табеля (ф. 0504421) визначається актом установи у межах формування облікової політикиустанови. При цьому у графах 20 та 37 табеля (ф. 0504421) передбачено відображення інформації у розрізі лише «явок» або лише «неявок». Вибір відповідного способу відображення інформації в табелі (ф. 0504421) встановлюється актом установи у рамках формування облікової політики. Таким чином, при заповненні табеля (ф. 0504421) допускається фіксувати виключно випадки відхилень від нормального використання робочого часу (вихідні та святкові дні, чергові, додаткові відпустки тощо).

Якщо установа зафіксувала у своїй обліковій політиці заповнення табеля шляхом реєстрації випадків відхилень, то по кожному працівнику, який мав відхилення від нормального використання робочого часу, відображаються:

у верхній половині рядка – годинник відхилень;

у нижній половині рядка – умовні позначеннявідхилень, години роботи на ніч.

При заповненні табеля (ф. 0504421) застосовуються умовні позначення, у тому числі:

Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) із реєстрацією відхилень.

У табелі (ф. 0504421) відповідно до затвердженої облікової політики установи відображається реєстрація відхилень. Завідувач відділу (встановлений 8-годинний робочий день) у період з 19.06.2017 по 30.06.2017 перебував у щорічній оплачуваній відпустці. Бухгалтер (встановлений 8-годинний робочий день) у період з 13.06.2017 по 16.06.2017 перебував у відрядженні, решту днів відпрацював повністю. Вихователю (працює за графіком 2/2 по 12 год на денну зміну) у період з 05.06.2017 по 06.06.2017 було надано відпустку за сімейними обставинами без збереження заробітної плати, решту часу відпрацьовано ним повністю.

Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) із реєстрацією відхилень від нормального використання робочого часу за червень 2017 року:

В даному випадку в табелі вказуються лише відомості про відсутність працівника на робочому місці за будь-якими обставинами, в результаті виносяться дні (годинник) неявок його на роботу.

Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) із реєстрацією фактичних витрат робочого часу.

Припустимо, що обліковою політикою установи встановлено: у табелі (ф. 0504421) відображаються фактичні витрати робочого дня працівників установи. Скориставшись умовами, наведеними у попередньому прикладі, розглянемо, як виглядатиме фрагмент табеля (ф. 0504421).

Завідувач відділу (встановлений 8-годинний робочий день) у період з 19.06.2017 по 30.06.2017 перебував у щорічній оплачуваній відпустці. Бухгалтер (встановлений 8-годинний робочий день) у період з 13.06.2017 по 16.06.2017 перебував у відрядженні, решту днів відпрацював повністю. Вихователю (працює за графіком 2/2 по 12 год на денну зміну) у період з 05.06.2017 по 06.06.2017 було надано відпустку за сімейними обставинами без збереження заробітної плати, решту часу відпрацьовано ним повністю.

Фрагмент табеля обліку використання робочого часу за червень 2017 року заповнюється так:

Звертаємо вашу увагу, що при використанні цього способу заповнення табеля (ф. 0504421) в ньому відображається тільки фактично відпрацьований час. Дні неявок позначаються відповідним кодом.

Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) за наявності у працівника двох відхилень за один день.

При реєстрації відхилень у разі наявності в одного працівника установи двох видів відхилень в один день (період) нижня частина рядка записується у вигляді дробу, чисельник якого – умовне позначення виду відхилень, а знаменник – годинник роботи. Наприклад, у разі коли час роботи припадає і на денний, і на нічний час, через дріб навпроти прізвища такого працівника слід вказати фактичний час його роботи вночі (код Н).

Вихователю (працює за графіком 2/2 по 12 год на денну зміну) у період з 05.06.2017 по 06.06.2017 було надано відпустку за сімейними обставинами без збереження заробітної плати, решту часу відпрацьовано ним повністю. Крім того, 25.06.2017 він відпрацював 1 год на ніч. У табелі (ф. 0504421) відображається реєстрація відхилень.

У цьому випадку табель на цього працівника заповнюватиметься так:

За наявності більше двох відхилень одного дня прізвище працівника в табелі (ф. 0504421) повторюється.

Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) за наявності у працівника більше двох відхилень за один день.

Завідувач відділу у період з 01.06.2017 по 02.06.2017 виконував державні обов'язки у зв'язку із здійсненням повноважень депутата протягом 6 годин щодня. Крім того, 02.06.2017 він був відсутній протягом 2 годин на роботі з дозволом керівника.

Відповідно до ст. 171, 172 ТК РФ роботодавець зобов'язаний звільняти працівника від роботи із збереженням за ним місця роботи (посади) на час виконання ним державних чи громадських обов'язків.

У цьому випадку табель на вказаного працівника заповнюватиметься таким чином:

Установа має право запроваджувати додаткові умовні позначення у межах формування своєї облікової політики.

Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) з використанням додаткових позначень.

Співробітниця (касир) працює на умовах неповного робочого дня
(4 год) у зв'язку зі перебуванням у відпустці для догляду за дитиною. Обліковою політикою передбачено у цій ситуації застосовувати під час заповнення табеля (ф. 0504421) позначення «ОРФ».

У цьому випадку табель на працівника заповнюватиметься таким чином за умови реєстрації в ньому фактично відпрацьованого часу (днів явок):

При виявленні працівником, відповідальним за складання та подання табеля (ф. 0504421), факту невідображення відхилень або неповноти поданих відомостей про облік робочого часу необхідно врахувати такі зміни, скласти та подати у встановлені строки корекційний табель (ф. 0504421). При цьому якщо спочатку табель (ф. 0504421) представлявся за відповідний розрахунковий період із зазначенням значення «первинний» та цифри «0», то при внесенні необхідних змін ставиться значення «корегуючий» із зазначенням порядкового номера коригування – цифри починаючи з 1. Відомості з коригувального табеля (ф. 0504421) є підставою для перерахунку заробітної плати за календарні місяці, що передують поточному місяцю нарахування заробітної плати.

Сформулюємо основні думки, викладені у статті:

установа використовує табель (ф. 0504421), заповнюючи його одним із передбачених Наказом №52н способом – шляхом реєстрації явок або неявок на роботу;

установа має право самостійно доповнювати застосовувані умовні позначення у межах формування своєї облікової політики;

за наявності в одного працівника установи двох видів відхилень за один день (період) нижня частина рядка табеля (ф. 0504421) записується у вигляді дробу. Якщо відхилень більше двох, то на працівника заповнюються два рядки табелю (ф. 0504421);

у разі виявлення помилки та (або) відображення неповної інформації працівник, відповідальний за складання табеля, вносить виправлення та подає за відповідний розрахунковий період коригуючий табель (ф. 0504421) із зазначенням його виду та порядкового номера коригування.

Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Наказ Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52н «Про затвердження форм первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку, що застосовуються органами державної влади ( державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними (муніципальними) установами, та Методичних вказівок щодо їх застосування».

Для обліку часу, фактично відпрацьованого працівниками у створенні, трудовим законодавством передбачено заповнення табеля обліку робочого дня. Цей обов'язок поширюється і на приватних підприємців та юридичні особибудь-якої форми організації.

Для того, щоб організувати процес обліку, Держкомстат розробив та затвердив особливі облікові бланки №Т-12 та №Т-13.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Ведення табеля є нескладною процедурою, проте виконання вимагає дотримання певних правил, як треба відображати дані, адже від коректного оформлення звіту залежать розрахунки з оплати праці найманих працівників. Крім того, облік дозволить організації уникнути додаткових витрат на оплату фактично необробленого часу.

Що це за документ і навіщо він потрібний?

Постановою Держкомстату №1 від 5 січня 2004 року було затверджено спеціальну форму, яка перебуває у віданні кадрового відділу та бухгалтерії.

Ця форма дозволяє виконувати такі дії:

• вести облік відпрацьованого часу, а також відображати інформацію про невідпрацьований співробітник годинник;
• здійснювати контроль за дотриманням робочої дисципліни, відображати явки/неявки, факти запізнення на роботу;
• мати у своєму розпорядженні достатні відомості про обсяг виконаної роботи співробітника, щоб далі правильно нараховувати оплату праці та вносити відомості для статистики.

Форми № Т-12 і Т-13 є для бухгалтера обґрунтуванням для нарахування кожному співробітнику заробітної плати, додаткових компенсацій. Для відділу кадрів табель дозволить проконтролювати явку працівників, а при виявленні порушень – вводити стягнення на співробітника, що провинився.

Податковим законодавством передбачено право співробітника при звільненні вимагати табель обліку часу разом із видачею інших особистих документів, включаючи трудову книжку. Це положення закріплено ст. 84.1 ПК.

Керівникам підприємства слід знати, що з 2013 року відбулося скасування уніфікованих форм. Незважаючи на відміну суворо встановлених форм, обов'язок щодо ведення обліку часу роботи співробітників в організації зберігається згідно ч.4 ст. 91 ТК. Таким чином, на підприємстві з'явилася можливість внести корективи до оформлення документа з обліку часу, який відпрацьовують працівники.

Оскільки введений Держкомстатом бланк зручний для внесення даних та подальшої обробки, багато організацій продовжують його використовувати.

Якщо розрахунок оплати праці проводиться окремо, другий розділ бланка Т-12 залишають незаповненим.

Хто веде документ?

За чинними у 2019 році Вказівками застосування та заповнення документації первинного обліку, бланки оформляються окремим співробітником, якому було доручено цю дію. На документі повинен стояти засвідчуючий підпис керівника та кадровика.

Окремо виділеної посади щодо ведення обліку на підприємстві не потрібно, цю роботу може виконувати будь-який співробітник, якому керівництво дасть на це повноваження. Це відбувається шляхом видання наказу призначення співробітника встановленої посади відповідальним за врахування часу роботи.

Крім того, потрібно ввести до трудового договору окремий пункт про наділення такими повноваженнями співробітника. Якщо цього зробити, керівництво немає права вимагати виконання обов'язків з обліку від співробітника.

Призначена посадова особа заносить дані протягом місяця, а потім передає на підписання документ начальнику відділу та кадрового відділу. Кадровик звіряє дані, бере необхідні виконання кадрової роботи відомості з наданого звіту, потім підписує форму і передає для подальшої роботи в бухгалтерію.

Якщо організація перестав бути великої, облік часу вводять у обов'язки кадрового службовця, який далі віддає документ бухгалтеру нарахування оплати праці.

Зразок заповнення форми Т-13:

Правила заповнення табеля обліку робочого часу

Від того, наскільки зручно працювати зі звітом, залежатиме продуктивність служби бухгалтера та кадровика, а правильне відображення інформації про фактично проведений на робочому місці час дозволить зробити коректні розрахунки оплати працівникові, що вигідно обом сторонам – працівнику та його роботодавцю.

З одного боку, роботодавець має право утримати, якщо фактично відпрацьований час не відповідає встановленому в договорі часу. З іншого боку, сторож, що вийшов на роботу у вихідний день, має право вимагати додаткової компенсації за виконаний обсяг.

Документ являє собою акт про фактично виконувану кожним службовцем роботи і про робочий режим, що діє на підприємстві із занесенням будь-яких відхилень від встановленого графіка роботи.

Табель потрібний для роботи наступних структур організації:

Наслідуючи нескладні правила, співробітник може швидко і грамотно скласти звіт про фактично відпрацьований за місяць часу співробітників фірми:

1. Табель заповнюється в єдиному екземплярі.
2. Можна заповнювати бланк на зразок вручну, або заносити відомості через комп'ютер.
3. Щоб співробітник мав право здійснювати облік, керівник підприємства повинен видати відповідний наказ про наділення працівника потрібними повноваженнями. Цей обов'язок має бути введений у посадову інструкцію.
4. Підготовка табеля розпочинається напередодні звітного місяця.
5. Титульний лист містить інформацію про повне найменування підприємства, підрозділи, а також дату початку обліку. Після закінчення місяця та закриття табеля заноситься дата закінчення звіту.
6. Наступний лист оформлений у вигляді таблиці із заповненням відомостей про співробітників. Необхідно стежити за правильною вказівкою прізвищ, імен співробітників, не допускаючи можливості плутанини серед співробітників-однофамільців.
7. На кожного працівника заноситься інформація про номер його особистої справи.
8. Кожен стовпець табеля відповідає певному дню місяця.
9. Осередки навпроти прізвищ містять відомості про відпрацьований годинник, кількість змін, за наявності вихідних і святкових дніввносяться відповідні позначки.
10. Інформацію про фактично виконувану роботу вносять щодня, ґрунтуючись на наданих офіційних документах (аркуші непрацездатності, накази, заяви, розпорядження керівництва).
11. Випадки запізнень та прогулів також підлягають відображенню у вигляді буквених, числових кодів.

Документ вважається дійсним, якщо його скріплено підписом начальства. Відповідальність за коректне внесення відомостей повністю лягає на призначеного працівника.

Особливості для бюджетних організацій

У підприємствах, що працюють на бюджеті, запроваджено іншу форму обліку, затверджену у вигляді форми № 0504421. Бланк відрізняється від загальних форм Т-12 та Т-13, завдяки відображенню специфіки роботи бюджетників. У таблиці, що заповнюється, вводяться нові кодові позначення: вихідний по навчанню, заміщення по групах продовженого дня, навчальні відпустки.

Титульна та таблична частина має деякі відмінності:

• титульний лист, крім інформації про назву організації, містить цифровий код;
• за відсутності змін, у графі ставиться позначення «0»;
• якщо проводилися коригування, зазначається порядковий номер внесення змін;
• графи 20, 37 містять інформацію про проміжні та місячні підсумки робочого часу;
• додаткові розрахунки у формі не виробляються.

В іншому правила заповнення даного бланка мало відрізняються від уніфікованих форм.

Зразок заповнення форми Т-12:

Зразок форм Т12 та Т13

Використовуючи зразок, можна швидко і правильно вносити інформацію, яка буде легко прочитана і використана кадровою службою і бухгалтерією.

Заповнення табеля обліку робочого часу за зразком передбачає використання цифрових та літерних позначень з обов'язковим розшифруванням на титульному аркуші звіту. Оскільки в окремих випадках встановлених кодів буває недостатньо, керівництво має видати окремий наказ про затвердження додаткових позначень (наприклад, перерви на годування немовляти).

Основними кодовими позначеннями, запровадженими Держкомстатом №20 від 24.03.1999 року, є такі:

Звіряючись із зразком заповнення, слід звернути увагу на найпоширеніші помилки при заповненні:

• вноситься лише прізвище з ініціалами, без посади;
• вказівка ​​святкового неробочого дня як робітника;
• вказівка ​​тривалості передсвяткового дня як повного («8» замість «7»).

При обліку праці сумісника має бути відзначено точну тривалість роботи. Годинники та хвилини, витрачені таким працівником на виконання своїх обов'язків, вказують нижнім рядком у графах 4, 6 (за формою Т-12) або 2-м та 4-м рядком у графі 4 (за формою Т-13). При внутрішньому сумісництві тривалість роботи розносять інформації з посад.

Якщо співробітник відряджений, в табель заносять літерний код "К" або цифровий код "06" без вказівки годин роботи.

Штрафи за неправильне ведення

Належне оформлення табелю контролюється наглядовими держорганами. У разі виявлення порушень у ході будь-якої з перевірок (фінансової чи податкової) організація понесе покарання.

Найчастіше виявляються такі невідповідності:

• розходяться дані в табелі обліку та первинної звітності;
• дані про зарплату не відповідають розрахункам у платіжних документах;
• коди вводилися з помилками, використовувалися неправильні коди без урахування переробок та понаднормових;
• неправильний розрахунок допомоги по лікарняному листу.

При встановленні факту порушення підприємство може бути оштрафовано на суму до 5 тисяч рублів. Набагато серйозніше покарання очікує, якщо обов'язковий заповнення табель обліку робочого дня не вівся взагалі. Сума штрафу може становити до 50 тисяч рублів, що стягуються з керівної особи на підставі ст. 5.27 КпАП.

Табель обліку робочого часу не тільки відображає кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником, а й дозволяє щодня фіксувати інформацію про явки та неявки на роботу. Хтось із працівників захворів, хтось відсутній з нез'ясованих причин, а хтось пішов у відпустку. Давайте подивимося, як правильно відзначати всі ці випадки у табелі.

Табель обліку робочого дня повинні вести всі організації. Цей документ необхідний для того, щоб:

• щодня враховувати, як співробітники використовують своє робочий час, чи дотримуються вони встановленого режиму праці;
• отримувати дані про відпрацьований час;
• розраховувати зарплату;
• складати статистичну звітність з праці органів статистики.

Держкомстат Росії затвердив для табеля обліку робочого часу дві уніфіковані форми - Т-12 та Т-13*. Відрізняються форми тим, що Т-12 є універсальним варіантом, а Т-13 ведеться, якщо в організації встановлено автоматичну систему контролю явок-неявок на роботу (турнікет). При цьому дані заносяться у форму через комп'ютер. Найчастіше, звичайно, використовують форму Т-12, оскільки пропускні системи встановлені далеко не у всіх організаціях.

Табель складається в одному екземплярі. Наприкінці місяця заповнений табель мають підписати керівники структурних підрозділів та працівник кадрової служби. Потім документ надходить до бухгалтерії для розрахунку зарплати.

Хто веде табель

Раніше у багатьох організаціях була спеціальна посада – табельник. Наразі керівники вважають нераціональним тримати окрему штатну одиницю лише для реєстрації виходів та невиходів на роботу. Найчастіше обов'язок вести табель обліку робочого часу покладається на фахівця з кадрів, бухгалтера або керівників структурних підрозділів, крім їх основних функцій. Пам'ятайте, що цей обов'язок має бути закріплений у трудовому договорі та посадової інструкціїспівробітника чи покладено нею наказом директора організації.

Як відображати у табелі використання робочого часу

Форми Т-12 та Т-13 практично не відрізняються за складом реквізитів, тому ми розглядатимемо заповнення табеля на прикладі однієї форми - Т-12. А точніше її першого розділу, який називається "облік використання робочого часу". Зразок заповнення табеля наведено на стор.

Табель ведеться протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником. Зазначаються і проміжні результати (за першу та другу половину місяця). Явки і неявки працювати фіксуються шляхом суцільної реєстрації. Це означає, що за кожне число місяця у відповідному осередку проставляється якесь позначення - явка або неявка з певних причин (або за нез'ясованими обставинами). Однак допускається і не відзначати явки, а реєструвати лише відхилення від графіка роботи (неявки, запізнення тощо). Якщо за місяць відхилень не було, то в табелі буде відображено лише підсумкові дані про результати роботи за першу і другу половини місяця та загальний підсумок, а інші клітини залишаться порожніми.

Тепер давайте подивимося, як потрібно проставляти позначення в табелі.

У графах 4 та 6 форми Т-12 є два рядки. У верхньому рядку ставиться літерне позначення видів витрат робочого часу по кожному дню місяця (явка, відпустка, відрядження, лікарняний тощо). У нижній записується кількість годин за ними. Літерні позначення наведено на титульному листі форми Т-12. Наприклад, якщо працівник 13 червня прийшов на роботу і був присутній повний робочий день, то в табелі за червень у осередку з числом 13 навпроти прізвища співробітника ми поставимо "Я" та 8 робочих годин. Якщо у цей день він був у відрядженні, то потрібно поставити "К". А ось робочих годинників у вашій організації у нього в цей день не було, тому в нижньому рядку ставимо нуль. Для вихідних та свят теж є своє позначення. У верхньому рядку ставиться "в", а в нижньому - нулі.

Пам'ятайте: щоб проставити той чи інший код, у вас мають бути вагомі підстави. Скажімо, лікарняний ви можете відзначити в табелі, тільки якщо точно відомо, що співробітник має листок тимчасової непрацездатності. У таблиці на стор. ... наведено перелік документів з усіх випадків неявок та відхилень від встановленого режиму праці. Якщо ж у вас немає документів, що підтверджують причину відсутності працівника, то ви можете відзначити в табелі лише неявку з нез'ясованих причин (ПН).

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу, представлені на титульному листі форми Т-12, використовуються і у формі Т-13

Як підбивати підсумки

Наприкінці місяця потрібно порахувати загальну кількість відпрацьованих днів та годин. При цьому з розрахунку відпрацьованих днів виключаються вихідні, прогули, неявки з нез'ясованих причин, дні лікарняних, відряджень - загалом усі дні, коли працівник був відсутній на роботі. Щоб порахувати кількість відпрацьованих годин, треба просто скласти цифри у другому рядку граф 4 та 6, а результати занести до графи 5 (за першу половину місяця), графи 7 (за другу половину місяця) та графи 8-13 (загалом за місяць) .

Окремо треба порахувати кількість днів неявок та занести інформацію про них до граф 14-16. У графі 15 ставляться цифрові коди причин неявок (ці коди наведені на титульному аркуші форми, разом із літерними позначеннями). Наприклад, код чергової відпустки – 09, а неявки з нез'ясованих причин – 30. І нарешті, необхідно визначити загальну кількість вихідних у кожного працівника за місяць та вписати його до графи 17.

Навіщо потрібна форма Т-13 (табель обліку робочого дня)?

Форма Т-13, введена у діловий оборот постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1, необхідна кадровій службі організації для складання табелю, який використовується:

• для обліку часу, відпрацьованого (або навпаки, невідпрацьованого) найманим співробітником;
• з метою контролю за дотриманням найманими працівниками затвердженого графіка явки на роботу;
• для отримання відомостей про відпрацьований час працівників, що необхідно для розрахунку зарплати або, наприклад, формування статистичних склепінь.

Табель є виправдувальним бухгалтерським документом — він підтверджує правомірність нарахування працівнику тих чи інших сум компенсацій (подібні розрахунки є різновидом господарських операцій) відповідно до умов трудового контракту.

Крім того, копію табеля, складеного за формою Т-13, має право вимагати у бухгалтерії або кадрового відділу співробітник, що звільняється. Справа в тому, що вона відповідатиме визначенню пов'язаних з роботою документів, які повинні віддаватися співробітнику, що звільняється, разом з трудовою книжкою (ст. 84.1 НК РФ).

Зауважимо, що за бажання фірма може задіяти будь-яку альтернативну форму моніторингу часу знаходження співробітників на роботі, оскільки з 01.01.2013 приватним компаніям, якщо інше прямо не передбачено законом, необов'язково задіяти форми бланків від Держкомстату. Але на практиці необхідність використання інших бланків рідко виникає - настільки зручний відповідний формі Т-13 табель обліку робочого часу.

Якою є специфіка заповнення документа?

Форма Т-13 "Табель обліку робочого часу" підлягає заповненню в автоматичному режимі за допомогою комп'ютерних програм, що входять до інфраструктури систем контролю доступу співробітників на підприємство. У свою чергу, вручну (за допомогою Word або іншої аналогічної програми на ПК або кульковою ручкою) табель заповнюється при залученні іншої затвердженої законодавчо форми - Т-12.

Зазначимо, що однією з принципових відмінностей документів Т-13 і Т-12 є те, що в першому не фіксуються цифри, що відображають розрахунки з оплати праці, — лише робочий час. Підрахунок зарплати ведеться за допомогою інших інструментів, але на підставі статистики явок працівників за графіком, що збирається, у свою чергу, автоматичною системоюі відображається в документі, що розглядається.

Форма Т-13 повинна засвідчуватися керівником HR-служби (або іншого компетентного підрозділу фірми), після чого передаватись до бухгалтерії.

Відомості про робочий час найманих працівників можуть фіксуватися в табелі 2 способами:

• за допомогою записів про відвідування (або неявки), що йдуть поспіль;
• за допомогою реєстрації подій поза типовим графіком (наприклад, неявок, прогулів, запізнень, переробок понаднормово).

Відомості про причини тих чи інших неявок, про переробки або, навпаки, неповні відпрацювання зміни можуть бути вписані у форму Т-13 на підставі сторонніх джерел, складених у належному порядку. Це можуть бути лікарняний лист, письмова згода на переробку, довідка про необхідність виконання тих чи інших громадських робіт тощо.

Правильно заповнити табель вам допоможе матеріал "Позначення, що використовуються в табелі обліку робочого часу ".

Де бланк табеля обліку робочого часу Т-13 доступний для завантаження?

Експерти нашого порталу пропонують вам завантажити відповідну форму Т-13 бланк табеля обліку робочого часу.

Головна » Зроби сам » Як зробити витяг з табеля. Заповнення табеля обліку робочого часу