Журнал обліку руху матеріальних цінностей зразок. Книга обліку матеріальних цінностей

В організаціях, які активно користуються складськими ресурсами, природно виникає потреба вести облік матеріальних цінностей. Останні надходять та вибувають зі складу чи іншого місця зберігання. Для такого обліку дуже зручний спеціальний журнал обліку товарно-матеріальних цінностей, зданих зберігання, формою МХ-2.

ФАЙЛИ

Цей документ систематизує інформацію про весь рух товарів. Звірка з ним може дозволити спірні моменти під час роботи, що стосуються надходження чи вартості ресурсів.

Термінологія

Той, хто поміщає щось на зберігання, називається в журналі поклажедавцем. Причому це може бути як окрема особа, і ціла організація. Поміщати та приймати матеріальні цінності в цьому випадку можуть різні особи. Головне, щоб вони були співробітниками цієї організації та мали відповідні повноваження чи довіреності. Особа, яка приймає і повертає товарно-матеріальні цінності, найчастіше одне й те саме – комірник.

ВАЖЛИВО! Журнал передбачає можливість взаємодії з іншим співробітником при поверненні.

Таким чином, здійснювати прийняття та повернення можуть різні співробітники. Якщо вони мають на це право, вносять свої дані та розписуються за здійснення будь-якої операції, то вона відбувається легально. У будь-якому випадку вестись папір має лише матеріально відповідальною особою.

На підставі яких паперів формується

Для коректного заповнення журналу знадобиться інформація з акту приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей на зберігання формою МХ-1. Цей первинний документ стане доказом достовірності даних. Також журналу буде потрібен акт повернення товарно-матеріальних коштів, зданих зберігання (форма МХ-3).

Даних, отриманих на підставі цих документів, буде достатньо для того, щоб заповнити графи журналу з другої по восьму. Інші пункти заповнюються безпосередньо під час прийому та передачі, після звіряння та перерахунку товарів (за потребою).

Складові частини

Журнал ведеться лише у паперовій формі, оскільки у ньому мають ставити свої підписи матеріально відповідальні особи. Документ включає:

• обкладинку;
• парний бік;
• непарний бік.

Обкладинка докладно описує організацію, що займається зберіганням. Зокрема, вона повинна містити її повне найменування, форму ОКПО, вид діяльності з ОКДМ, вид операцій, адресу, факс та контактний телефон, що здійснюються нею, за наявності – структурний підрозділ, в якому заводиться журнал.

Документ кожного окремого підрозділу чи складу заводиться індивідуально.

Парна сторона містить саму назву паперу, опис періоду (з якою за якою датою ведеться чи вівся журнал), посада та підпис із розшифровкою матеріально-відповідальної особи, яку веде журнал.

Широка таблиця, в яку заноситься необхідна інформація, розташовується на непарній стороні і може продовжуватися за потребою довго. Якщо журнал роздруковується більше, ніж у трьох аркушах, всі наступні парні сторінки повторюють зміст першої парної, проте наступні непарні – першої непарної.
Стовпці повинні містити таку інформацію:

• перший - порядковий номер ведення запису;
• другий - коли відбулася фактична передача майна, число;
• третій - ПІБ того, хто віддає його на зберігання (якщо він робить це від імені будь-якої компанії, то згадка про неї в цій графі також обов'язково);
• четвертий – якого виду майно передається, а також вид упаковки (наприклад, цукерки «Оленка» у картонних коробках);
• п'ятий - одиницю виміру товару (г, кг, тонн);
• шостий - його кількість і масу (або лише вага);
• сьомий - вартість;

• восьмий - ціну;
• дев'ятий – опис приміщення зберігання, включаючи адресні дані та контактний телефон;
• десятий та одинадцятий — номер та дату паперів про прийом;
• далі три стовпці складають опис прийняття на зберігання: якого числа це відбулося, підпис із розшифровкою матеріально відповідальної особи за цю операцію;
• стовпці з п'ятнадцятого до вісімнадцятого відповідають за опис повернення (заповнюється поле перевірки товарів за кількістю та якістю), що включає ПІБ повертаючого, його підпис з розшифровкою, а також номер та дату документа про повернення;
• стовпці з дев'ятнадцятого по двадцять перший створені для постановки ПІБ, дати та підписи поклажодавця після отримання, які свідчать про те, що ТМЦ отримано в повному обсязі та претензій до процесу зберігання він не має.

Деякі стовпці за відсутності даних допускається залишати порожніми. Також можна ставити прочерки.

Нюанси заповнення

Підпис (з розшифровкою) у журналі обліку поклажодавця при поверненні товарно-матеріальних цінностей є, крім іншого, ще й відмовою від претензій.

Перед тим як розписатися в документі, поклажедавець зобов'язаний перевірити те, що він забирає, на відповідність кількості, якості та ін.

Якщо є якісь претензії щодо цих складових (наприклад, вважає, що з зберіганні частина товарів було певним чином ушкоджено), він має право не підписувати останній стовпець журналу. Для вирішення подібних питань складається акт про приймання товарів за кількістю та якістю. Тільки так можна застрахувати себе під час можливого судового розгляду.

На які закони посилається

Журнал має код форми по ОКУД 0335002. На початку його йдеться про те, що ця форма була затверджена Постановою Держкомстату РФ від 09.08.1999 №66. Проте з 2013 року саме такий бланк, як і багато інших первинних документів, став не обов'язковим, а лише рекомендаційним для заповнення формою. Для видання власних форм знадобляться вагомі підстави та численні згадки в установчих документах.

Терміни

Якщо поклажедавець перевищив обумовлене в попередні час зберігання, то відмітка про цей факт обов'язково повинна бути присутня в журналі. Допустима позначка про це в одній із граф про повернення.

Зазвичай документ щомісяця передається до бухгалтерії підприємства для звірки та контролю за рухом товарно-матеріальних засобів. Кожна організація має право самостійно визначати частоту такої передачі.

З метою обліку матеріалів та інших ТМЦ у бюджетній сфері Мінфіном РФ було затверджено спеціальний документ – «Книга обліку тих матеріальних цінностей». Основне призначення документа – контроль за переміщенням та залишками ТМЦ за місцями їх зберігання. Обов'язок із заповнення регістру покладено на матеріально-відповідальних осіб.

Особливості застосування книги

"Книга обліку матеріальних цінностей" за формою 0504042 є обов'язковим документом для держустанов. Організації, що працюють у комерційному секторі, можуть використовувати цей регістр на власний розсуд. Форму документа затверджено Наказом Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52н.

При заповненні форми слід враховувати, що у кожне найменування ТМЦ приділяється окрема сторінка. Облік необхідно вести за найменуваннями, сортами та кількістю товарно-матеріальних цінностей. До обліку приймаються всі матеріали та продукція, що надійшли на склад. Джерело їх надходження та спосіб придбання не має значення. ТМЦ, які надійшли або вибули з організації, мають бути відображені у формі 0504042 «Книга обліку матеріальних цінностей». Важливо, щоб відомості, які у регістрі, повністю відповідали фактичному наявності майна у створенні.

В організаціях періодично проводяться перевірки, мета яких – здійснення контролю над надходженням ТМЦ та його витрачанням. Під час перевірок відповідальні особи звіряють записи у книзі з даними бухобліку. Результати записують у спеціальній таблиці на останній сторінці книги.

"Книга обліку матеріальних цінностей", зразок якої представлений далі, складається зі сторінок двох видів. На основних сторінках відображаються дані про товарно-матеріальні цінності (кожний вид на окремій сторінці), а другу - перевірочну (останню у книзі) сторінку заповнюють особи, які перевірили.

Кожна сторінка документа містить такі відомості:

найменування установи, структурного підрозділу, П.І.Б. відповідальної особи;

дані про місце зберігання ТМЦ (склад, стелаж, осередок);

найменування ТМЦ;

одиницю виміру;

ціну за одиницю;

марку, сорт, розмір.

Нижче наведена таблиця, в якій безпосередньо відображають інформацію про переміщення ТМЦ. Тут треба зазначити:

дату, коли було зроблено запис;

номер та дату складання документа, що став підставою для проведення операції;

найменування організації або П.І.Б. особи, від яких отримано товарно-матеріальні цінності або яким вони були видані;

прихід, витрата та залишок ТМЦ на конкретну дату;

дату здійснення контролю, П.І.Б. та підпис відповідальної особи.

Форма 0504042 "Книга обліку матеріальних цінностей", як правило, заповнюється комірником (або іншою матеріально відповідальною особою). Листи книги слід пронумерувати та прошнурувати. На останній сторінці вказують загальну кількість аркушів книги. Тут же мають стояти підписи керівника установи та головного бухгалтера, а також печатка установи.

Як заповнити «Книгу обліку матеріальних цінностей»

Існують певні правила, яких треба дотримуватись при заповненні документа. Оскільки форму регістру затверджено на законодавчому рівні – до нього не можна вносити зміни, видаляти чи додавати будь-які графи. Під час заповнення книги не повинні виникнути складності, головне – своєчасно вносити достовірні записи до неї та проставляти підписи відповідальних осіб.

Заповнення «Книги обліку матеріальних цінностей» здійснюється так:

Насамперед заповнюють «шапку» документа. Сюди вносять відомості про установу та структурний підрозділ, у якому ведеться облік ТМЦ. Також слід зазначити посаду та П.І.Б. особи, відповідальної за ведення обліку та заповнення книги.

У відповідній графі прописують дату початку ведення регістру. Дату закриття вказують лише тоді, коли ведення книги закінчиться.

Тепер потрібно перейти до заповнення першої таблиці, що складається з 11 граф. Сюди вносять докладні відомості про ТМЦ (ціну, характеристики, одиницю виміру, норму запасу) та місце їх зберігання (назва складу, номер стелажу та комірки).

У рядку "Найменування матеріалу" вказують назву конкретного виду ТМЦ. У рядку «Код» ставлять код, який було присвоєно матеріалу бухгалтерією.

Нижче розташована друга таблиця, що складається із 9 граф. Вона призначена для записів про надходження та відпустку ТМЦ. Записи слід робити за кожним фактом надходження чи видачі конкретних товарно-матеріальних цінностей. Кожен запис має власний порядковий номер.

У першій графі вказують номер запису, потім – дату, коли її було зроблено, далі прописують номер і дату складання документа, що є основою видачі чи прийому матеріальних цінностей. Це може бути накладна вимога на видачу матеріалів або лімітно-забірна карта.

Наступні три колонки призначені для відображення операцій з приходу та витрати ТМЦ. На підставі розраховується залишок матеріальних цінностей на складі.

В останній колонці проставляють відмітки щодо здійснення контролю. Тут вказують дату перевірки, П.І.Б. та підпис особи, яка проводила її.

Друга сторінка документа має вигляд таблиці, що складається із трьох стовпців. Після проведення контрольних заходів відповідальна особа вносить сюди відповідну позначку. У таблиці вказують таке: дату проведення перевірки, зауваження та пропозиції, посаду та підпис перевіряючого.

Зразок книги обліку матеріальних цінностей

Завантажити «Книгу обліку матеріальних цінностей» можна за посиланням нижче.

Якщо в установі матеріальних цінностей небагато, то достатньо відобразити в бухобліку їх надходження та подальше списання під час зношування. використання, передачу. Тобто не обов'язково заповнювати складський журнал; ведення обліку матеріальних цінностей виправдано, якщо для підприємства значиться великий запас матеріальних активів, та його використання передбачає рух між структурними підрозділами. Такий підхід дозволяє забезпечити відповідний контроль за безпекою та цільовим використанням майна підприємства.

Керівник організації повинен призначити відповідального працівника, який і реєструватиме записи у журналі. Зазвичай ці обов'язки покладають на комірника чи інше матеріально-відповідальне обличчя, наприклад завідувача складом чи завідувача господарством.

Бланк документа: який використовувати

Для обліку руху ТМЦ використовуйте спеціальний журнал видачі матеріальних цінностей, зразок можна розробити самостійно. Таке право закріплює закон №402-ФЗ. Або використовуйте уніфіковані форми, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 09.08.1999 №66.

Наприклад, для відображення надходжень ТМЦ, можна застосовувати форму МХ-5 (ЗКУД 0335005).

Для відображення витрати матеріальних цінностей застосовується інший бланк - МХ-6 (ЗКУД 0335006).

У військових підрозділах, де ведеться суворий облік боєприпасів, зброї та техніки, використовується спеціальна форма: журнал обліку матеріальних засобів; форма 26.

На підставі даних уніфікованих форм установа має право самостійно розробити бланк, який відповідатиме всім специфічним особливостям діяльності. Такий бланк слід затвердити у облікової політикиабо окремому локальному розпорядженні.

Як вести журнал

Ведення облікового регістру має свої особливості:

1. Записи до документа може вносити лише відповідальний працівник.
2. Реєстрації підлягає все майно підприємства, незалежно від кількісних, якісних та вартісних характеристик.
3. Відповідальний працівник видає цінності працівникам та (або) матеріально відповідальним особам під підпис.
4. При надходженні або вибутті ТМЦ інформація відображається в обліковому регістрі того ж дня.
5. Підсумкові дані журналу на дату повинні збігатися з фактичною наявністю ТМЦ.

Як заповнити

Журнал обліку матеріальних цінностей (зразок заповнення) структурою не відрізняється від звичайних облікових регістрів. Він складається з титульного листа та сторінок, оформлених у вигляді таблиці.

Титульний лист заповнюється один раз - під час створення документа. Тут вказується така інформація:

• найменування установи та найменування структурного підрозділу;
• період, протягом якого вносяться записи (місяць, квартал, рік, залежно кількості операцій);
• вказується інформація про посаду та П.І.Б. працівника, відповідального за ведення регістру.

Допустимо вказати додаткові відомості. Наприклад, вид діяльності з ОКВЕД, ІПН, ОКПО, КПП та інші реєстраційні дані.

Таблична частина документа заповнюється даними про пересування ТМЦ:

1. Проставляється номер по порядку.
2. Потім вноситься дата здійснення операції.
3. Вказуються дані первинного документа, виходячи з якого вноситься запис. Наприклад, при надходженні ТМЦ вкажіть номер та дату товарної накладної. При вибутті – номер та дату акта на списання, передачу.
4. Вкажіть отримувача. Якщо це співробітник установи, то пропишіть посаду і П.І.Б., якщо стороння компанія, то вкажіть найменування фірми.
5. Зареєструйте найменування ТМЦ, одиницю вимірювання та вартість за товар, потім вкажіть кількість та суму з розрахунку на видану (отриману) кількість.

Ви можете заповнений журнал обліку матеріальних цінностей безкоштовно.

ТОРГ-18є журнал, у якому фіксується рух товарів складі. Цей журнал ведеться матеріально відповідальною особою. Докладніше про порядок його заповнення ви зможете дізнатись із нашої статті.

Як користуватись журналом для обліку товарів ТОРГ-18

Для того, щоб комірник міг зафіксувати рух та залишки товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), а також тари на довіреному йому складі, передбачена форма ТОРГ-18, бланк якої затверджений постановою Держкомстату РФ від 25.12.1998 № 132. У цей регістр заносяться відомості про приході/витраті та залишках товарів. Уніфікований бланк містить усі необхідні реквізити та графи, які потрібні для ведення складського обліку ТМЦ.

Інформація для занесення в ТОРГ-18 береться з первинної документації (накладних) або накопичувальних відомостей з обліку за день тари та ТМЦ. Заповнення журналу проводиться з розбивкою за номенклатурою, кількістю, ціною, сортом.

Про те, як заповнюється схожий структурою документ, оборотна відомість, читайте в статті "Як заповнити оборотну відомість (бланк, зразок)?" .

Якщо у компанії використовується варіант автоматизованої обробки інформації при веденні бухобліку, то ця форма також рекомендована до застосування. Її можна вести та зберігати як на машинописних носіях, так і у паперовому вигляді.

Правила заповнення журналу

Інформація до журналу вноситься з кожної проведеної операції (видаткової чи прибуткової), що відбиває рух ТМЦ складі. При цьому з кожної відображеної в ТОРГ-18 операції обчислюється залишок товару на складі.

ЗВЕРНЕННЯ УВАГА!Інформація в регістр заноситься в одиницях вимірювання, які були вказані на титульній сторінці журналу.

У цьому бухгалтерському регістрі на першій та наступних сторінках у табличній частині наводяться такі дані:

• дата досконалої операції з витрат/приходу ТМЦ;
• номер первинного документа, на підставі якого було здійснено операцію;
• кількість надійшов/відвантаженого товару, який заноситься до граф «Прихід» або «Витрата»;
• кількість товару, що залишилася після завершення операції (тут може бути відображена загальна маса оприбуткованих від постачальника ТМЦ разом з контейнерами та упаковкою, призначеними для збереження ТМЦ у цілості);
• у графі 7 може бути зазначений будь-який коментар; зазвичай тут наводиться інформація, яка може вплинути на загальну вагу ТМЦ.

Про те, які документи оформлюються під час приймання товарів, читайте у матеріалі

Документи діловодства підприємства → Журнал обліку товарно-матеріальних цінностей, зданих на зберігання (Уніфікована форма N МХ-2)

Документ " журнал облікутоварно- матеріальних цінностей, зданих на зберігання (уніфікована форма n мх-2)" у форматі excel ви можете отримати...

Головна » Зроби сам » Журнал обліку руху матеріальних цінностей зразок. Книга обліку матеріальних цінностей